Auftrag

Am Anfang jeder Textproduktion steht immer der Auftrag. Diesen erteilt den Mitarbeitern des Vermieters der Vorgesetzte oder dem beauftragten Berater der Auftraggeber. In den meisten Fällen wird es jedoch der Mieter sein, der mit einem Schreiben oder einem Anruf dafür sorgt, dass eine Antwort verfasst werden muss.

In manchen Fällen wird der Auftrag ausdrücklich erteilt, so wenn eine Agentur eine Informationsbroschüre oder ein Rechtsanwalt einen Mietvertrag erstellen soll. Auch der Auftrag an ista oder Techem, die Heizkostenabrechnung zu erstellen, ist ein Auftrag zur Erstellung eines Textes. In den meisten Fällen wird es jedoch keinen ausdrücklichen Auftrag geben. Dieser folgt vielmehr automatisch aus der Aufgabenbeschreibung des Mitarbeiters des Wohnungsunternehmens. Je komplexer der Text ist, der erstellt werden muss, um so mehr Arbeit und Sorgfalt muss in eine klare Auftragsbeschreibung investiert werden. Man darf bei diesem Punkt keine Unklarheiten zulassen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die gesamte folgende Arbeit auf einer falschen Grundlage geleistet wird.

Es muss klar sein, welchen Zweck der zu erstellende Text erreichen soll. Im Wirtschaftsleben sollte jeder Text einen klar definierten und vereinbarten Zweck haben. Zumeist ergibt sich der Zweck aus der Natur des Textes:

  • Eine Annonce dient der Werbung um neue Mieter.
  • Eine Informationsbroschüre über die Betriebskosten dient der Kundenbindung.
  • Ein neuer Mietvertrag soll Rechtssicherheit zwischen Mieter und Vermieter schaffen.
  • Eine Unternehmensbroschüre ist ein Beitrag zur Öffentlichkeitsarbeit.
  • Das Antwortschreiben soll die Frage des Mieters kurz und klar beantworten oder einen Lösungsweg für das Problem des Mieters aufzeigen.
  • Ein Geschäftsbericht ist eine gesetzlich geforderte Unterlage.

In diesem Rahmen muss der Zweck definiert werden, jedenfalls der Schwerpunkt, um den es dabei gehen soll. Man kann auch sagen: Das Thema muss gefunden werden (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 81). Dies erfordert Mühe und Sorgfalt beim Lesen und Nachdenken.

Am Anfang des Schreibprozesses steht fast immer ein Text: Ein Schreiben eines Mieters, eine Beschwerde eines Nachbarn, eine Baubeschreibung für die Sanierung, ein Mietspiegel als Grundlage für die Mieterhöhung. All diese Texte müssen sorgfältig gelesen und dürfen nicht nur überflogen werden. „Eine ungefähre Ahnung ist nie genug” (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 210). Erst auf dieser Grundlage kann man sich darüber im Klaren werden, was genau die Aufgabenstellung ist, damit man nicht am Thema vorbeischreibt und damit den Auftrag verfehlt.

Desweiteren muss der Aufwand festgelegt werden, den man betreiben darf. Das spielt bei einem Antwortschreiben keine große Rolle, aber z.B. bei der Frage, ob die Informationsbroschüre über die Betriebskosten 4 oder 14 Seiten haben darf. Denn davon hängt das Budget ab, dass zur Verfügung gestellt werden muss, sei es nun ein Finanzbudget oder ein Zeitbudget.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ich akzeptiere