Betriebskostenmanagement

Inhalt:
  1. Betriebskosten als Kalkulationsfaktor
  2. Das Problem hoher Betriebskosten
  3. Das Betriebskostenmanagement
  4. Tue Gutes und rede darüber
  5. Aufgaben des Betriebskostenmanagements
  6. Möglichkeiten der Betriebskosteneinsparung
  7. Mieterbeteiligung beim Betriebskostenmanagement
1. Betriebskosten als Kalkulationsfaktor

Betriebskosten sind nach der Definition der BetrKV die Kosten, die dem Vermieter durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Es reicht eben nicht aus, ein Haus zu bauen und es dann zu vermieten. Es muss auch andauernd bewirtschaftet werden. Der Vermieter kann den Mietern die Sauberhaltung oder die Beheizung des Gebäudes nicht in Eigenregie überlassen. Als Eigentümer und als Vermieter ist er gefordert, die Leistungen zur Verfügung zu stellen, die zu einem modernen und zivilisierten Wohnen dazugehören. Einigen kann er sich nicht entziehen, da sie staatlich verordnet sind, so die Grundsteuer oder die Straßenreinigungsgebühren. Die meisten sind aber aktiv von ihm zu erbringen. Da er dies zumeist nicht in Person tut, tritt er insoweit als Auftraggeber für diverse Dienstleistungen auf. Die dadurch verursachten Kosten kann er zum größten Teil als Betriebskosten auf die Mieter umlegen.

Dies ist, auch wenn man anhand der öffentlichen Diskussion oft einen anderen Eindruck gewinnen kann, überhaupt nichts besonders. In allen Wirtschaftszweigen ist es üblich, die Betriebskosten, die bei der Erstellung eines Produktes entstehen, in die Preise einzukalkulieren. Alles andere wäre wirtschaftlicher Unsinn und würde nicht lange gutgehen. Das Produkt „Wohnen” bildet da keine Ausnahme. Lediglich die Art der Weitergabe ist eine andere als in den meisten anderen Wirtschaftszweigen. Das dahinterstehende Grundprinzip ist aber das gleiche. Und so, wie in allen anderen Wirtschaftsbereichen die Senkung der Betriebskosten ein Weg ist, die Rentabilität des Geschäftes zu verbessern, ist es das natürlich auch beim Vermieten von Wohnungen. Diese Erkenntnis hat sich mittlerweile bei den meisten Vermietern herumgesprochen:

„Niedrige Betriebskosten erhöhen die Rentabilität.“

Würden die Betriebskosten des Wohnens bei uns nicht abgerechnet, sondern von den Vermietern mit allen Risiken und Chancen in die Wohnkosten mit einkalkuliert, würde wahrscheinlich kein Hahn danach krähen, sowenig wie mich die Betriebskosten meines Telefonanbieters interessieren. Ich schaue nur auf die Leistung und den Endpreis. Es wäre dann immer noch ein lohnenswertes Ziel für jeden Vermieter, niedrige Betriebskosten zu haben. Sie müßten das Thema dann aber nicht mehr mit ihren Kunden ausfechten.

Das System ist aber in anderes. Nebenkosten werden nicht anonym in Endpreise einkalkuliert, sondern von den Vermietern auf Kosten ihrer Mieter verursacht. Leider bestimmen daher noch zu oft die Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern über die Höhe und die Umlagefähigkeit von einzelnen Betriebskostenpositionen die Debatte um dieses Thema (Siehe dazu unseren Beitrag zum Thema „Beratungs- und Prozessstatistik”). Die Betriebskosten sind aus diesem Grund  immer noch ein vornehmlich rechtlich geprägtes Thema. Die Erkenntnis, dass Mieter und Vermieter bei diesem Thema im gleichen Boot sitzen, hat sich noch nicht ausreichend herumgesprochen. Auf Seiten der Mieter verwundert das zumeist nicht. Für sie sind Betriebskosten ein Buch mit sieben Siegeln. Die Anforderungen an eine ordentliche Betriebskostenabrechnung sind mittlerweile so kompliziert geworden, dass eine Einkommensteuererklärung einfach dagegen ist. Auch in der öffentlichen Meinung bekommt man häufig den Eindruck vermittelt, als ob Betriebskosten eine Möglichkeit für nimmersatte Vermieter sind, ihren Mietern noch ein paar Euro extra aus der Tasche zu ziehen. Es ist und bleibt daher die vordringliche Aufgabe der Vermieter, dafür zu sorgen, dass die Betriebskosten transparent und niedrig sind und dies auch ihren Mietern mitzuteilen. Und dies ist nichts, was man nebenbei machen kann, sondern es erfordert ein professionelles Betriebskostenmanagement.

2. Das Problem hoher Betriebskosten

Früher waren die Betriebskosten für viele Vermieter kein Thema, sondern ein durchlaufender Posten. Aus diesem Grund haben sie sich nicht weiter dafür interessiert. Die Mieter mussten sie am Ende bezahlen. Es reichte doch schon der administrative Aufwand, den sie verursacht haben. Diese Zeiten sind längst vorbei. Noch nicht bei allen Vermietern, aber sicher bei den meisten. Die meisten kennen die schädlichen Auswirkungen hoher Betriebskosten:

Hohe Betriebskosten verteuern die Wohnung. Dies führt dazu, dass bei einer vermieteten Wohnung das Leerstandsrisiko steigt, wenn die Mieter sich den Mietpreis nicht mehr leisten können. Eine leerstehende Wohnung ist nur schwer am Markt zu platzieren. In beiden Fällen muss der Vermieter ggfls. durch eine Senkung „seiner“ Nettokaltmiete gegensteuern, also auf Einnahmen verzichten.

Ein Problem sind hohe Betriebskosten bei Leerstand nicht nur für die Weitervermietung, sonder auch für den Eigentümer an sich, denn er hat die auf die Leerwohnung entfallenden Betriebskosten zu tragen. Gut 50 % der Betriebskosten sind nicht verbrauchsabhängig und fallen somit auch bei einer Leerwohnung an. Diesen Betrag muss der Eigentümer aus seinen sonstigen Einnahmen tragen.

Umgekehrt eröffnen niedrige Betriebskosten Wettbewerbsvorteile bei der Vermietung und Erhöhungsspielräume bei der Nettokaltmiete. Denn den Mieter interessieren nur die Gesamtkosten (Mehr dazu in unserem Beitrag „Betriebskostenhöhe”).

3. Das Betriebskostenmanagement

Schon die Tatsache, dass es mittlerweile einen eigenen Begriff dafür gibt, zeigt, dass das Betriebskostenmanagement keine Aufgabe ist, die der Verwalter kurz vor Feierabend, wenn alle anderen Aufgaben erledigt sind, sozusagen im Vorbeigehen mitmacht. Ein sinnvolles Betriebskostemanagement muss professionell, nachhaltig und nachvollziehbar sein. Man muss dazu seine eigenen Bestände gut kennen, auch hinsichtlich der einzelnen Betriebskostenarten und man muss den Markt der Anbieter kennen, ihre Leistungen und ihre Preise. Und man kann das Betriebskostenmanagement nicht gegen, nicht einmal ohne die Nutzer auf den Weg bringen. Nur die kontinuierliche, enge und offene Einbindung der Mieter sichert ein erfolgreiches Betriebskostenmanagement. Dabei darf man auch nicht überziehen. Manche Zumutung benötigt ihre Zeit, bis sie bei den Menschen durchsetzbar ist. Betriebskostenmanagement hat auch viel mit Überzeugungsarbeit zu tun, z.B. wenn die Mieter auf liebgewonnene Angebote verzichten sollen.

Für ein gutes Betriebskostenmanagement benötigt man auch Know-How, sowohl bei den Mitarbeitern, als auch bei den Mietern. Dies muss erarbeitet und vermittelt werden, denn die besten Absichten nutzen nichts, wenn die Hausmeister oder die Nutzer nicht mitziehen.

Beim Betriebskostenmanagement sollte man nicht auf klugen Rat von externen Fachleuten verzichten. Kein Verwalter ist eine eierlegende Wollmilchsau, der alle Tricks und Kniffe kennt. Die Dinge sind mittlerweile so kompliziert geworden, dass die enge Zusammenarbeit mit den Anbietern und mit unabhängigen Beratern unabdingbar geworden ist, nicht zuletzt im Rahmen der Auftragsvergaben.

4. Tue Gutes und rede darüber

Es sollte selbstverständlich sein, über die eigenen Erfolge beim Betriebskostenmanagement regelmäßig zu berichten. Nur dadurch läßt sich Nachhaltigkeit erzielen. Diese Aufgabe muss den Mietern und den Mitarbeitern immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden. Und natürlich auch den aktuellen und potentiellen Auftraggebern. Dazu sind ein effektives Berichtswesen über die Maßnahmen und ihr Ergebnisse und eine professionelle Präsentation unerläßlich. Zahlen müssen gezeigt werden, ihre Entwicklungen, die Maßnahmen, ihre Auswirkungen und natürlich auch die Benchmarks, an denen man sich messen läßt. Auch auf die Anbieter, seien es kommunale, seien es private, wird auf diese Weise immer wieder Druck ausgeübt, da ihnen die Bedeutung dieses Themas für die Immobilienwirtschaft vor Augen geführt wird.

5. Aufgaben des Betriebskostenmanagements

Wichtig für ein erfolgreiches Betriebskostenmanagement ist eine klare Strukturierung und Planung der Aufgaben. Ausgangspunkt ist eine vergleichenden Untersuchung, ein Benchmarking, dass die Schwachpunkte der einzelnen Gebäude aufzeigt. Dann strukturiert man die Aufgaben nach den notwendigen Investitionen und den unmittelbaren Möglichkeiten. Daraus ergeben sich 3 Kategorien:

  1. Schnelle Maßnahmen ohne größere Investitionen, z.B. die Ersetzung von Restabfallbehältern durch Papierbehälter.
  2. Parallel dazu leitet man langfristigere Maßnahmen ohne größere Investitionen ein, z.B. die Qualifikation der Mieter und der Mitarbeiter oder den Einbau von Wasserzählern.
  3. In die weitere Investitionsplanung sind dann die Maßnahmen einzubinden, die größere Ausgaben erfordern, sei es eine neue effektivere Heizung oder die Solaranlage auf dem Dach.

Vor allem beim Thema Energie sind Einsparmöglichkeiten in der Regel nur durch größere Investitionen zu erzielen. Dafür sind die Einsparpotentiale dort ebenfalls die größten.

Doch auch beim Einkauf läßt sich oft eine Menge Geld sparen, wenn man ihn im Rahmen eines Konkurrenzverfahrens betreibt. Vor allem die großen Wohnungsunternehmen und -genossenschaften haben dabei eine gute Verhandlungsposition.

6. Möglichkeiten der Betriebskosteneinsparung

Wir werden im Rahmen unserer Webseite bei den einzelnen Betriebskostenarten auf die Möglichkeiten eingehen, Betriebskosten zu sparen. Sie lassen sich in im Wesentlichen in folgende Kategorien einteilen:

  • Minimierung der Inanspruchnahme von Leistungen, bis hin zum kompletten Verzicht, z.B. Verlängerung des Reinigungszyklus.
  • Einbindung von Dienstleistern zur Senkung von Betriebskosten, z.B. Behältermanagement beim Restabfall zur Vermeidung von Komforttarifen.
  • Investitionen in kostensparende Technik, z.B. in wärmedämmende Fenster und Fassaden.
  • Einkauf von Leistungen in größeren Mengen (ggfls. tun sich mehrere Anbieter zusammen) und im Rahmen von Ausschreibungsverfahren.
  • Qualifikation der Mieter und der Mitarbeiter.
7. Mieterbeteiligung beim Betriebskostenmanagement

Das Thema Mieterbeteiligung ist sehr wichtig, wenn es um Betriebskosten geht. Viele Betriebskostenarten wie Wasser und Wärme werden zu einem wesentlichen Anteil vom individuellen Verbrauchsverhalten der Mieter bestimmt. Andere, wie die Hausreinigung oder die Müllentsorgungskosten, hängen ebenfalls am individuellen Verhalten der Mieter, auch wenn sie nicht verbrauchsbezogen abgerechnet werden. Der eigene Stromverbrauch in der Wohnung belastet mit seinen Kosten das Mieterbudget und damit auch seine Möglichkeiten, Miete zu zahlen.

Maßnahmen des Vermieters, die Betriebskosten einsparen sollen, wie Veränderungen beim Reinigungszyklus, bei der Grünpflege oder Modernisierungsmaßnahmen, sind letzten Endes davon abhängig, dass die Mehrheit der Mieter eines Objektes sie mitträgt.

Schließlich verfügen die Mieter selbst über erhebliche Erfahrungen hinsichtlich des Objektes, in dem sie wohnen. Auch sind ihre Einflussmöglichkeiten auf andere oft größer als die des Vermieters, da sie im „richtigen“ Lager stehen.  Dieses Potential sollte der Eigentümer nutzen und ausbauen, indem er die Mieter in seine Entscheidungen einbezieht und sie regelmäßig informiert.

Bild: XtravaganT / Fotolia

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