E-Mails schreiben

E-Mails sind, wie das Wort schon sagt, elektronische Briefe. Grundsätzlich gelten daher für sie die gleichen Vorgaben wie für Briefe. Wir verweisen daher auf die Ausführungen des vorherigen Beitrages. Zusätzlich sollte man die folgenden Hinweise beachten. E-Mails haben viele Vorteile. Sie sind spontan und schnell geschrieben, preisgünstiger als Briefe (kein Papier, kein Porto, in der Regel weniger Arbeitsaufwand), sie erleichtern kollaboratives Arbeiten und sie ermöglichen es dem Empfänger, sich mit der Angelegenheit zu befassen, wann es bei ihm zeitlich passt. Da sie den Anforderungen der Textform entsprechen, sind sie im wohnungswirtschaftlichen Bereich vielfältig einsetzbar (Mehr dazu in unserem Beitrag „Form”) Die Schnelligkeit ist […]

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Briefe schreiben

Inhalt: Auftrag Recherche Ordnen Gliederung Schreiben Überprüfen und Überarbeiten Freigabe Das Schreiben von Briefen gehört zum wohnungswirtschaftlichen Alltag. Die häufigsten Texte, die in einem Wohnungsunternehmen verfasst werden, sind Briefe. Zugleich gibt es keine Textgattung, der so wenig planende Aufmerksamkeit gewidmet wird. Man kann vieles über gute Briefe lesen: Sie sollen verständlich sein, gut strukturiert und formuliert und nichts wesentliches vergessen. Nur dann könnten sie ihr Ziel erreichen (Baumert, Professionell texten, Seite 123). Das ist zutreffend, aber zu wenig und zu ungenau, um als Hilfestellung für die Mieterkorrespondenz zu dienen. Wir werden daher im folgenden näher darauf eingehen, wie man vorgehen sollte, […]

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Textvorlagen

Damit in einem Wohnungsunternehmen nicht bei jedem Schriftstück neu über dessen Gestaltung nachgedacht werden muss, sollte es Gestaltungsrichtlinien geben. Das ist aber nur die halbe Miete. Damit nicht bei jedem Schriftstück von Neuem darüber nachgedacht werden muss, wie man die Vorgaben am besten umsetzt, sollte man als Arbeitshilfe Dokumentvorlagen zur Verfügung stellen. Im Zeitalter der EDV entstehen viele Texte durch „copy and paste”. Ein altes Dokument wird geladen, kopiert und überschrieben. Dies kann sich zu einer Fehlerquelle entwickeln, der man nur mit größter Selbstdisziplin begegnen kann. Jeder kennt das von sich selbst, wenn nach dem Jahreswechsel noch Briefe mit der […]

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Gestaltungsrichtlinien

Auch in der Wohnungswirtschaft versuchen die Unternehmen mittlerweile einheitlich und wiedererkennbar aufzutreten. Dazu entwickeln sie Richtlinien mit Vorgaben für ihr Erscheinungsbild, mit Wort- und Textmarken, Logo sowie einer vorgegebenen Auswahl an Farben, Schriften und Layouts für gedruckte Texte und Webseiten. Diese Richtlinien sollten in einem Gestaltungshandbuch festgehalten werden, damit sie für die Mitarbeiter als Vorgabe und als Orientierungshilfe nachvollziehbar sind. Aber auch externen Auftragnehmern nutzen solche Gestaltungsrichtlinien. Sie vereinfachen die Arbeit, senken die Kosten und führen zu besseren Ergebnissen, weil Fragen über die Gestaltung, die Formulierung und das Aussehen von Texten bereits geklärt sind. Die Entwicklung von Gestaltungsrichtlinien sollte man […]

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Formatierung

Schriftart und Schriftgröße Schriftarten gibt es wie Sand am Meer. In jedem Standard-Schreibprogramm wie Word, Pages oder Open Office sind sie dutzendweise vorinstalliert. Die Windows-Schriftarten wie zum Beispiel Arial sind sehr verbreitet. Die Leser sind sie gewohnt. Außerdem können Dateien mit dieser Schriftart einfach ausgetauscht werden, da sie auf nahezu jedem Rechner vorinstalliert sind. Die Schrift muss vor allem gut lesbar sein. Das Auge des Lesers soll leicht die einzelnen Bestandteile eines Textes erkennen können. Für längere Texte wie Broschüren, Geschäftsberichte oder auch die Betriebskostenabrechnungen größerer Wohnanlagen empfehlen sich Serifenschriften (Serifen sind kleine Endstriche eines Buchstabens, umgangssprachlich auch „Füßchen“ genannt) […]

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Texte gestalten

Verständlichkeit hat immer etwas mit Ordnung, mit Struktur zu tun. Dies ist einerseits eine Frage der inneren Gestaltung, der Gliederung, andererseits aber auch des Layouts. Wir lesen mit den Augen. Man kann es dem Auge leicht oder auch schwer machen. Eine professionelle Gestaltung ist daher ebenfalls ein Beitrag zur Qualität der Kommunikation mit den Mietern. Er soll den Text der Betriebskostenabrechnung nicht nur verstehen (Das ist schon schwer genug), sondern ihn auch ohne Mühe lesen können. Vorgaben zur Gestaltung von Schriftstücken kann man der DIN 5008 entnehmen. Sie bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Sie regelt Schriftarten, Zeilenabstände, Absenderangaben, […]

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Zugang

Inhalt: Zugang einer schriftlichen Erklärung (Schriftform und Textform) Zugang einer E-Mail Zugang per Telefax Zugang des gesprochenen Wortes Annahmeverweigerung und Zugangsvereitelung Der beste Text nutzt nichts, wenn er den Adressaten nicht erreicht. Wenn es rechtlich relevant ist, muss man im Streitfall auch nachweisen können, dass das Schreiben zugegangen ist. Erst dann wird die Erklärung wirksam. Von besonderer Bedeutung ist dies bei den einseitigen Erklärungen wie der Kündigung, der Betriebskostenabrechnung oder der Mieterhöhungserklärung. Da bei der Kündigung von Wohnraummietverhältnissen nach § 568 Absatz 1 BGB Schriftformzwang besteht, muss die schriftliche Kündigung zugehen. Den Aufwand für die Übermittlung der Erklärung und das […]

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Form

Wer als Mitarbeiter eines Wohnungsunternehmens an einem Gespräch zwischen zwei Mietern teilnimmt, die sich gegenseitig beschuldigen, die nachbarschaftliche Ruhe zu stören, kann in die Situation kommen, Stellung beziehen zu müssen. Einem Mieter, der in einem solchen Gespräch unsachlich oder beleidigend wird, muss man Grenzen aufzeigen. Wenn das nicht zum ersten Mal geschieht, kann es angebracht sein, den Mietvertrag zu kündigen. „Unter diesen Umständen sehe ich keine Basis für eine Fortsetzung des Mietverhältnisses. Ich kündige es daher aus wichtigem Grund fristlos.“ Die Kündigung mag der Sache nach berechtigt sein. Sie muss jedoch auch der gesetzlich vorgeschriebenen Form entsprechen. § 568 BGB […]

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Freigabe

Komplexe Texte wie z.B. ein Mietvertragsmuster müssen freigegeben werden, sei es durch einen Vorgesetzten, sei es durch den Auftraggeber. Dadurch wird bestätigt, dass der Entwurf den an ihn gerichteten Anforderungen entspricht. Man darf Texte, die von einem anderen in Auftrag gegeben wurden, von einem anderen unterzeichnet werden müssen oder im Namen eines anderen versandt werden, ohne vorherige Freigabe weder vervielfältigen noch weitergeben. In vielen Unternehmen gibt es schriftliche Vorgaben dazu, welche Texte freigegeben werden müssen, wer dafür zuständig ist und welches Verfahren einzuhalten ist. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern über einen solchen freigegebenen Text ist in diesen Fällen geregelt. […]

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Überprüfen und überarbeiten

Bevor er zur Freigabe weitergegeben oder versandt wird, muss der Text überprüft und überarbeitet werden. Dies gilt für alle Texte, nicht nur für die langen und komplexen. Auch eine E-Mail sollte nochmals gelesen und gegebenenfalls überarbeitet werden, bevor man sie versendet. Die Überarbeitung erfordert Zeit, Sorgfalt und Ehrlichkeit mit sich selbst. Sie ist kein Zeichen schlechter Arbeit, sondern ein notwendiger Bestandteil der Entstehung eines guten Textes. Bei vielen Texten sollte man diese Aufgabe nicht allein erledigen, sondern Dritte (Korrektoren) mit in die Überarbeitung einbeziehen, die den Text gegenlesen. Das ist vor allem wichtig bei längeren sowie bei besonders bedeutsamen Texten. […]

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