Der Abrechnungszeitraum

Der abzurechnende Zeitraum

Für die Abrechnung der Betriebskosten gilt der Grundsatz, dass pro Jahr eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen ist. Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 3 BGB („jährlich“). Im Regelfall wird es sich dabei um eine kalenderjährliche Abrechnung handeln. Dies ist aber nicht zwingend. Man kann beispielsweise auch vom 01.07. bis zum 30.06. abrechnen. Es sind auch unterschiedliche Abrechnungszeiträume für unterschiedliche Kostenarten möglich, also beispielsweise die kalten nach dem Kalenderjahr und die Heizkosten zum Halbjahr nach dem Ende der Heizperiode (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 106). Ein längeres Abrechnungsintervall, also 13 oder 14 Monate, ist nicht zulässig, ein kürzeres ebenfalls nicht (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 102, 103).

Dies gilt auch für den Fall eines Mieter- oder Vermieterwechsels (Näheres in unserem Beitrag zu den Formalien der Betriebskostenabrechnung). Ein unterjährig ein- oder ausziehender Mieter kann nicht verlangen, dass er eine Teilabrechnung bekommt, bei der ihm nur die Kosten des Zeitraumes berechnet werden, in dem er die Wohnung bewohnt hat. Vielmehr bekommt auch er nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung, in der er anteilig nach seiner Wohndauer (1/12 für jeden Monat oder 1/365 für jeden Tag) mit den im Jahr angefallenen Betriebskosten belastet wird. Das gilt auch für den nicht verbrauchsabhängigen Anteil der verbrauchsabhängigen Kosten (näheres in unserem Beitrag „Die Betriebskostenabrechnung bei Leerstand und Mieterwechsel”). Wer also im April ein- und im Oktober wieder auszieht zahlt so auch für die winterlichen Heizkosten mit. Andernfalls wäre der Vermieter faktisch verpflichtet, nach Auszug eines jeden Mieters eine neue Abrechnung zu erstellen. Dies gilt auch wenn die Wohnung im Laufe des Wirtschaftsjahres verkauft wird und gemäß § 566 BGB mit dem Eigentum auch das Mietverhältnis auf den Erwerber übergeht. Die Betriebskostenabrechnung muss dann insgesamt derjenige machen, der im Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer und somit Vermieter ist. Das wird in der Regel der Erwerber sein. Der BGH hat dazu folgendes entschieden (BGH, Urteil vom 14.9.2000III ZR 211/99): Tritt der Erwerber nach § 566 BGB  in bestehende Mietverhältnisse ein, so bleibt der Verkäufer als früherer Eigentümer den Mietern gegenüber bezüglich der zu diesem Zeitpunkt abgelaufenen Abrechnungsperioden zur Abrechnung der Betriebskosten verpflichtet und zur Erhebung etwaiger Nachzahlungen berechtigt. Hinsichtlich der laufenden Abrechnungsperiode trifft die Abrechnungspflicht den Erwerber; dieser wird auch Gläubiger etwaiger Nachzahlungsansprüche.”

Eine unzulässige Teilabrechnung liegt allerdings nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 23.06.2010, VIII ZR 227/09) nicht vor, wenn die Ermittlung des Kostenanteils des Mieters in zwei einander ergänzende Zeitabschnitte (Zum Beispiel vom 01.01. bis zum 31.01. und vom 01.02. bis zum 31.12.) des Abrechnungsjahres aufgegliedert wird (Beispielsweise wegen eines Eigentumswechsels zum 31.01./01.02. oder wegen einer Preissteigerung eines Versorgers).

Die abzurechnenden Kosten

Steht der Abrechnungszeitraum fest, muss noch entschieden werden, welche Betriebskosten in diesem Zeitraum angefallen sind. Das ist schwieriger, als es zunächst einmal klingt, da es verschiedene Anknüpfungspunkte gibt:

Bei der Abrechnung nach Rechnungen fließen alle Kosten in die Abrechnung ein, für die im Abrechnungszeitraum eine Rechnung vorliegt. Aber auch hier könnte man differenzieren nach dem Datum der Rechnung, dem Eingang der Rechnung beim Vermieter oder dem Zeitpunkt der Fälligkeit der Rechnung. Diese Varianten kommen in der wohnungswirtschaftlichen Praxis so gut wie nicht vor. Es ist auch zweifelhaft, ob sie zulässig wären.

Bei der Abrechnung nach Ausgaben fließen alle Kosten in die Abrechnung ein, für die im Abrechnungszeitraum eine Rechnung bezahlt wurde. Diese Methode gilt für die Wohngeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaften. Daher wird sie auch häufig den Betriebskostenabrechnungen bei vermieteten Eigentumswohnungen zugrundegelegt.

Schließlich gibt es noch die Abrechnung nach Leistungen. Bei ihr fließen alle Kosten in die Abrechnung ein, für die im Abrechnungszeitraum die Leistungen erbracht wurden, unabhängig von den Rechnungen und deren Bezahlung. Dies ist die mit Abstand häufigste Methode im wohnungswirtschaftlichen Bereich.

Der BGH lässt ohne mietvertragliche Vereinbarung die Abrechnung nach Ausgaben und die Abrechnung nach Leistungen zu (BGH, Urteil vom 20.2.2008VIII ZR 49/07). Zu empfehlen ist die Abrechnung nach Leistungen, da bei ihr die Betriebskostenabrechnung nicht den Zufällen der Rechnungslegung und der Zahlung unterliegt und dadurch gerechter ist. Außerdem erhöht diese Methode die Vergleichbarkeit der Abrechnungen in verschiedenen Jahren und somit das Betriebskostenmanagement. Probleme können sich dabei ergeben, wenn die Versorger nicht periodengerecht abrechnen. Hier sollte man versuchen, die Versorger dazu zu bewegen, ihre Rechnungen als Jahresrechnungen zu legen. Strom-, Wasser- und Gaszähler kann man als Eigentümer in der Regel selbst ablesen und den Versorgern die Zählerstände melden. Wenn das nicht möglich ist muss man halt bis zur nächsten Rechnung warten, um die Betriebskostenabrechnung fertigstellen zu können. 

Ein weiteres Argument für die Abrechnung nach Leistungen besteht darin, dass die Heiz- und Warmwasserkosten auf jeden Fall nach dieser Methode abzurechnen sind (BGH, Urt. v. 1.2.2012 − VIII ZR 156/11). Nach den §§ 7 Absatz 2, 8 Absatz 2 HeizKV gehören zu den Kosten der zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage „die Kosten der verbrauchten Brennstoffe“, so dass bei diesen Kosten die im Abrechnungszeitraum die Leistungen entscheidend sind. Rechnet man die kalten Betriebskosten nach Ausgaben ab, hat man in einer Abrechnung zwei unterschiedliche Prinzipien zugrundegelegt, was die Verständlichkeit für die Mieter, aber auch für die eigenen Mitarbeiter deutlich erschwert.

Es gibt eine Reihe von Kosten, die nicht jährlich auftreten. Manche Wartungen müssen zwar regelmäßig, aber nicht jedes Jahr ausgeführt werden. Gleiches gilt für den Austausch des Sandes in den Sandkästen auf den Spielplätzen oder die Reinigung des Öltanks. Diese Kosten kann man in dem Jahr in die Betriebskostenabrechnung aufnehmen, in dem sie anfallen (BGH, Urteil vom 11.11.2009VIII ZR 221/08). Man muss sie also nicht auf mehrere Jahre verteilen. Dies vereinfacht die Abrechnung und ist in der Regel auch wirtschaftlich kein Problem, da diese Kostenpositionen relativ unbedeutend sind. 

Bild: XtravaganT / Fotolia

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