Der Inhalt der Betriebskostenabrechnung

In diesem Beitrag geht es vornehmlich um den notwendigen Inhalt einer Betriebskostenabrechnung. Aus dem Gesetz ergibt sich zu dieser Frage nicht viel. Die Anforderungen hat im wesentlichen der 8. Zivilsenat des Bundesgerichtshofes in vielen Entscheidungen formuliert. Dabei hat er es den Vermietern mal schwerer, aber auch mal leichter gemacht. Manchmal hat er auch seine Meinung im Laufe der Zeit geändert (Etwa zur Angabe der Gesamtkosten). Da es jedoch das Ziel eines professionellen Vermieters oder Verwalters sein sollte, über die gesetzlichen Anforderungen hinaus eine Abrechnung zu erstellen, die die Mieter auch ohne Hilfe eines Rechtsanwalts oder Mietervereins verstehen können, gehen wir auch darauf ein.

Inhalt:
  1. Einleitung
  2. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten
  3. Die Angabe des Abrechnungsmaßstabes
  4. Die Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Mieters
  5. Ermittlung des Saldos durch Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
  6. Die Verständlichkeit der Betriebskostenabrechnung
  7. Fehlerfolgen
  8. Die Korrektur der Betriebskostenabrechnung
1. Einleitung

Wie bereits geschrieben ist die Betriebskostenabrechnung vom Grundsatz her etwas ganz einfaches, nämlich eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 BGB). Nach der Rechtsprechung (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04; BGH, Beschluss vom 23.9.2009VIII ZA 2/08; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17) muss sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben und einige Mindestangaben enthalten, und zwar

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe des Abrechnungsmaßstabes,
  • die Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Mieters,
  • sowie die Ermittlung des Saldos durch Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen.

Wichtig ist, dass die Formalien eingehalten werden und dass die vorgenannten 4 Mindestangaben enthalten sind. Dann ist die Abrechnung formell ordnungsgemäß und rechtzeitig mitgeteilt. Eventuelle Fehler sind dann nicht formaler, sondern inhaltlicher Art und können auch nach Ablauf des Abrechnungsjahres noch korrigiert werden (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Allerdings darf sich auch in diesem Fall der Saldo nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB nicht zu Lasten des Mieters verändern (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Die Ausschlussfrist soll dem Mieter die Sicherheit geben, dass er nach Fristablauf nicht mehr mit (weiteren) Nachforderungen des Vermieters rechnen muss. Dieser Zweck würde nach Auffassung des BGH verfehlt, wenn bei Vorlage einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung innerhalb der Frist ein darin enthaltener materieller Fehler auch noch nach Fristablauf zu Lasten des Mieters korrigiert werden könnte. Das gilt sowohl hinsichtlich der Art als auch hinsichtlich der Höhe der abgerechneten Einzelpositionen und unabhängig von dem Ausmaß der Abweichung. Der Ablauf der Abrechnungsfrist hat deshalb zur Folge, dass die Nachforderung nach einer erst später erfolgenden inhaltlichen Korrektur das Ergebnis der fristgemäß vorgelegten Rechnung weder in den Einzelpositionen noch insgesamt überschreiten darf.

2. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten

Die Betriebskostenabrechnung muss eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, die in die Abrechnung eingeflossen sind. Maßgeblich für die formelle Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung ist die Nachvollziehbarkeit und Prüffähigkeit für den Mieter. Notwendig, aber auch ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorhandene Belege nur noch zur Kontrolle und zur Beseitigung von Zweifeln erforderlich ist (Senatsurteil vom 16. September 2009 – VIII ZR 346/08; Beschluss vom 24. Januar 2017, VIII ZR 285/15). Fehler in diesem Bereich sind formelle Fehler, die zur gesamten oder teilweisen Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechung führen können.

Daher muss jede einzelne Kostenart mit ihrer Bezeichnung und dem Betrag der auf sie entfallenden Gesamtkosten aufgeführt werden. Am besten orientiert man sich dabei an der Gliederung und den Bezeichnungen aus der Betriebskostenverordnung. Nach der Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 16. September 2009 – VIII ZR 346/08, zur Zusammenfassung der Abrechnung der Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung; Beschluss vom 24. Januar 2017, VIII ZR 285/15) ist die Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung grundsätzlich gewährleistet, wenn der Vermieter eine Aufschlüsselung vornimmt, die den einzelnen Ziffern des Betriebskostenkataloges in § 2 der Betriebskostenverordnung entspricht. Eine weitere Aufschlüsselung nach einzelnen Positionen innerhalb einer Ziffer ist dann nicht erforderlich. Die einzelnen Kostenarten sollten aber auch dann benannt werden, wenn sie wie in den Nrn. 8 (Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung) und 9 (Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung) unter einer Ziffer des Betriebskostenkataloges genannt werden. Die Abrechnung ist dann einfacher nachzuvollziehen und zu vergleichen, auch für das interne Benchmarking. Auch wenn zu einer Position keine Kosten angefallen sind, sollte man sie aufführen. So stellt man die erforderliche Transparenz her.

Wird nur ein Gesamtbetrag unter der Bezeichnung „Betriebskosten” angegeben, so ist die Abrechnung insgesamt unwirksam. Auch die Trennung in „kalte Betriebskosten” und „warme Betriebskosten” ändert daran nichts. Eine Zusammenfassung der in verschiedenen Ziffern des Betriebskostenkatalogs genannten Kostenpositionen, etwa von Kosten für Straßenreinigung/Müllbeseitigung (Nr. 8 des Kostenkatalogs) mit Kosten der Schornsteinreinigung (Nr. 12) oder von Kosten der Wasserversorgung (Nr. 3) mit Kosten der Beleuchtung (Nr. 11) ist hingegen unzulässig (BGH, Urteil vom 22. September 2010 – VIII ZR 285/09; Beschluss vom 24. Januar 2017, VIII ZR 285/15).

An diesem Grundsatz, dass die Kostenarten einzeln aufgeführt werden müssen, ändert sich auch dann nichts, wenn sie einheitlich von einem Dienstleister erbracht werden. Wenn eine Firma die Hausreinigung, die Gartenpflege, den Winterdienst und die Hauswartleistungen erbringt, ggfls. sogar durch die selben Mitarbeiter, bleiben es doch anteilig unterschiedliche Kostenarten. Auch in diesen Fällen gibt es zumeist unterschiedliche Verträge und Rechnungen, so dass es auch kein Problem sein sollte, die Kostenarten einzeln aufzuführen. Gleiches gilt, wenn ein städtisches Unternehmen (Stadtwerke) für den Strom, die Müllabfuhr und die Straßenreinigung zuständig ist oder wenn die Kommune die Grundsteuer, die Müllabfuhr und die Straßenreinigung durch einen einheitlichen Abgabenbescheid (kommunale Abgaben) geltend macht (BGH, Beschluss vom 24. Januar 2017, VIII ZR 285/15).

Eine Ausnahme lässt der BGH für sachlich eng zusammenhängende Kosten wie die von Frisch- und Schmutzwasser (Nummern 2 und 3 des Betriebskostenkataloges) zu. Der Vermieter darf sie in einer Summe zusammenfassen und einheitlich abrechnen, wenn die Umlage dieser Kosten wie in Berlin üblich einheitlich nach dem durch Zähler erfassten Frischwasserverbrauch vorgenommen wird (BGH, Urteil vom 15.7.2009VIII ZR 340/08; BGH, Urteil vom 23.6.2010 – VIII ZR 227/09). Nicht einbezogen werden dürfen dabei die Kosten des Niederschlagswassers, das dies nach anderen Kriterien (in die Kanalisation einleitende Fläche) ermittelt wird.

Eine weitere Ausnahme besteht nach der Rechtsprechung des BGH für die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung (Nummer 13 des Betriebskostenkataloges). Der Vermieter darf die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung” abrechnen (BGH, Urteil vom 16.9.2009VIII ZR 346/08). 

Bei den Heiz- und Wasserkosten kann man in der Kostenzusammenstellung Oberbegriffe verwenden, wenn wie häufig wegen der Einzelheiten auf eine anliegende Abrechnung eines Abrechnungsunternehmens verwiesen wird.

Bei den sonstigen Betriebskosten (Nummer 17 des Betriebskostenkataloges) sollten die einzelnen Kosten ebenfalls aufgeführt werden (anders: Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 137), da der Mieter die ihm dort angelasteten Kosten nur dann aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, ob es sich tatsächlich um rechtmäßige sonstige Kosten handelt.

Den Kosten liegen in einer geordneten Buchhaltung Belege zugrunde, also Rechnungen der Unternehmen, die Leistungen erbracht haben. Diese müssen nicht im einzelnen aufgeführt werden (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 172). Wenn sich ein Mieter dafür im einzelnen interessiert, steht im das Recht zu, die der Betriebskostenabrechnung zugrundeliegenden Belege einzusehen. Es ist in der Praxis auch nicht üblich, diese Daten anzugeben. Kleinere Hausverwaltungen machen das aber manchmal und fügen der Abrechnung dann eine Excel-Datei bei, die die einzelnen Belege aufführt.

Bei vielen Kostenarten fallen umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten an. Es stellt sich dann die Frage, wie mit den nicht umlagefähigen Kosten umzugehen ist. Dies können Kosten sein, die grundsätzlich nicht umlagefähig sind, wie zum Beispiel die Instandhaltung- und Verwaltungskostenanteile bei den Hauswartkosten. Es können aber auch Kosten sein, die nur in dieser Abrechnung nicht umgelegt werden können, wie die die anderen Objekte betreffenden Kosten aus einer Rechnung für mehrere Wirtschaftseinheiten (Beispielsweise aus der Rechnung für die Müllbeseitigung für einen Müllplatz, den die Mieter mehrerer Wirtschaftseinheiten nutzen). Bis Anfang 2016 war es eine heiß diskutierte Frage, ob es ausreichend ist, hier nur die im konkreten Fall umlagefähigen Kosten anzugeben, oder ob man die Gesamtkosten einschließlich der nicht umlagefähigen Anteile angeben musste, um dann daraus den umlagefähigen Anteil abzuleiten. Das führte zu skurrilen, teilweise offenkundig rechtswidrigen Empfehlungen, und hätte die sowieso schon komplizierten Abrechnungen noch weiter aufgebläht. Verursacht hatte dies der BGH, der seit 2007 genau dies gefordert hatte (BGH, Urteil vom 14.2.2007VIII ZR 1/06, Leitsatz: Eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung setzt voraus, dass dem Mieter auch dann die Gesamtkosten einer berechneten Kostenart mitgeteilt werden, wenn einzelne Kostenteile nicht umlagefähig sind; dem Mieter muss ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kosten vorab abgesetzt worden sind.). Dem BGH sind aber schnell Zweifel daran gekommen, ob diese Rechtsprechung der Weisheit letzter Schluss ist. Mit Urteil vom 20. Januar 2016 hat er diese Ansicht aufgegeben (BGH, Urteil vom 20.1.2016 – VIII ZR 93/15). Zur formellen Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung genügt es jetzt, wenn der Vermieter bei den Gesamtkosten der jeweiligen Betriebskostenart den Betrag angibt, den er auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt. Dies gilt auch dann, wenn er ihn vorab um nicht auf die Mieter umlagefähige Kostenanteile bereinigt hat. Die zum angesetzten Gesamtbetrag führenden Rechenschritte muss er nicht aufzeigen. Wenn sich ein Mieter dafür interessiert und die Rechenschritte, die zu den umgelegten Kosten geführt haben, kontrollieren möchte, steht es ihm frei, die Belege zur Abrechnung einzusehen. 

In vielen Wohnhäusern gibt es auch Gewerberäume: Das Büro eines Rechtsanwalts, einen Zeitungsladen oder ein italienisches Restaurant. Bei manchen Betriebskostenarten kann dies zu höheren Kosten führen. Zum Beispiel bei der Müllbeseitigung oder bei den Wasserkosten. Es stellt sich dann die Frage, ob vor der Betriebskostenabrechnung ein Vorwegabzug der durch die gewerbliche Nutzung verursachten Kosten erforderlich ist. Für den sozialen Wohnungsbau nach altem Recht bestimmt dies § 20 Absatz 2 Satz 2 NMV, da Betriebskosten, die nicht für Wohnraum entstanden sind, vorweg abzuziehen sind. Für den nicht preisgebunden Wohnraum fehlt eine entsprechende Regelung.

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05; BGH, Urteil vom 30.10.2010, VIII ZR 46/10) kommt eine anloge Anwendung des § 20 Absatz 2 Satz 2 NMV nicht in Betracht. Nach diesen Entscheidungen ist ein Vorwegabzug aus Gründen der Billigkeit nach den §§ 315, 316 BGB dann geboten, wenn die durch die gewerbliche Nutzung verursachten Kosten zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führen (Es sei denn, Mieter und Vermieter haben vereinbart, dass eine Trennung immer zu erfolgen hat). Die einheitliche Abrechnung belaste die Wohnungsmieter unter diesen Voraussetzungen nicht unbillig. Da die Mieter grundsätzlich zur Entstehung der Gesamtkosten in unterschiedlichem Maße beitrügen – etwa durch einen höheren oder sparsameren Wasser- und Energieverbrauch – seien gewisse Ungenauigkeiten auch bei der Verteilung von Betriebskosten in einem allein zu Wohnzwecken dienenden Gebäude im Regelfall nicht zu vermeiden. Auch bei einer ausschließlich zu Wohnzwecken dienenden Nutzung des Gebäudes müsse der Mieter die Abrechnung nach einem einheitlichen, generalisierenden Maßstab trotz gegebenenfalls unterschiedlicher Verursachungsanteile der Mietparteien grundsätzlich hinnehmen. Eine andere Beurteilung sei im Verhältnis der Wohnraummieter zu den gewerblichen Mitmietern nicht angebracht. Die durch die gewerbliche Nutzung verursachten Kostenanteile müssten daher nicht vorweg abgezogen und getrennt abgerechnet werden, wenn sie sich nicht erheblich von den auf die Wohnraummieter anteilig entfallenden Kosten unterschieden. Anderes folge auch nicht aus dem Wort „Wohnfläche” in § 556a Absatz 1 Satz 1 BGB.

Wann die Mehrbelastung ins Gewicht fällt, hat der Bundesgerichtshof noch nicht klären müssen. In der Literatur werden Beträge von 5 % bis 10 % bezogen auf die jeweilige Betriebskostenart genannt (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil F, Rn. 162). Die Darlegung- und Beweislast für erhebliche Mehrkosten durch die gewerbliche Nutzung liegt beim Mieter (BGH, Urteil vom 30.10.2010, VIII ZR 46/10). Wenn ein Vorwegabzug durchgeführt werden muss, ist zu berücksichtigen, dass dann die Fläche als regelmäßiger Abrechnungsmaßstab um die m² der Gewerberäume bereinigt werden muss.

Die Problematik dürfte bei den typischen wohnbegleitenden Gewerbebetrieben nicht oft relevant sein. Man muss sich in diesen Fällen die einzelnen Kostenarten ansehen. Wo es eine Mehrbelastung bei einem Restaurant oder einem Reinigungsbetrieb geben kann, dass sind beispielsweise die Wasserkosten oder die Kosten der Müllbeseitigung. Die Wasserkosten werden in diesen Fällen zumeist über Zähler verteilt, so dass eine Mehrbelastung der Wohnungsmieter nicht gegeben ist. Und Restaurants haben zumeist ihre eigenen Mülltonnen. Bei der Grundsteuer kann es zu Mehrbelastungen kommen. Auch dass ist jedoch nicht automatisch der Fall.

3. Die Angabe des Abrechnungsmaßstabes

Da die meisten vermieteten Gebäude mehr als eine Wohnung haben, die Betriebskosten aber nicht wohnungsweise anfallen, müssen sie auf die verschiedenen Wohnungen verteilt werden. Dies erfolgt in der Betriebskostenabrechnung. Die Verteilung der Kosten muss nach einem Maßstab erfolgen, dem sogenannten „Abrechnungsmaßstab”.

In den meisten Betriebskostenabrechnungen gibt es nicht nur einen Abrechnungsmaßstab, sondern mindestens 2, oft sogar noch mehr. Überwiegend werden die Kosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche verteilt. Für die Heizkosten gelten die Vorschriften der Heizkostenverordnung. Der Wasserverbrauch wird häufig mit Wasseruhren verteilt. Aber auch beim Verhältnis der Wohnfläche kann es in einer Abrechnung mehrere Abrechnungsmaßstäbe geben. In großen Wohnanlagen liegen häufig mehrere Wirtschaftseinheiten an einem Innenhof. Dann gibt es für die Kosten der Gartenpflege einen anderen Abrechnungsmaßstab als für die anderen Kosten, da sie auf alle Wirtschaftseinheiten verteilt werden müssen. Gleiches kann für die Straßenreinigung gelten oder die Müllbeseitigung.

Wird der Abrechnungsmaßstab gar nicht oder unzureichend angegeben, liegt ein formeller Fehler der Betriebskostenabrechnung vor. Die Abrechnung ist dann unwirksam und muss neu erstellt werden. Wenn dies erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erfolgt, ist der Vermieter nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB mit Nachforderungen ausgeschlossen. Wenn mehrere Abrechnungsmaßstäbe verwendet werden, muss auch erkennbar sein, welche Kostenart nach welchem Abrechnungsmaßstab verteilt wird. Eine Erläuterung des Abrechnungsmaßstabes ist nur dann geboten, wenn dies zum Verständnis der Abrechnung erforderlich ist (BGH, Urteil vom 20.10.2010, VIII ZR 73/10). Das ist bei den gesetzlichen Abrechnungsmaßstäben nur ausnahmsweise der Fall. Wird beispielsweise aus mehreren Gebäuden eine Wirtschaftseinheit gebildet, so ist es nicht erforderlich, in der Abrechnung zu erläutern, dass die genannten Quadratmeter die kumulierte Wohnfläche der Wirtschaftseinheit sind (BGH, Urteil vom 20.10.2010, VIII ZR 73/10).

Abrechnungsmaßstäbe dienen der Verteilung der Betriebskosten. Sie bestehen daher immer aus 2 Werten: Dem Gesamtwert für das Gebäude oder die Wirtschaftseinheit und dem Wert für die jeweilige Wohnung, um die es in der Abrechnung geht. Die meisten Kosten werden nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet. Hier muss also die Gesamtfläche des Gebäudes angegeben werden und die Fläche der jeweiligen Wohnung. Der Gesamtwert darf nicht bereinigt werden um leerstehende Flächen oder um Gewerbeflächen. Die Kosten der leerstehenden Flächen muss der Vermieter tragen. Die Kosten der Gewerbeflächen müssen vorab auf diese verteilt werden. Bei den Wasserkosten werden Kubikmeter ermittelt. Hier muss daher der Gesamtverbrauch des Gebäudes angegeben werden und der Verbrauch der Wohnung. Fehlt der Gesamtwert, liegt ein formeller Fehler der Betriebskostenabrechnung vor (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 146).

4. Die Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Mieters

Wenn die Gesamtkosten feststehen muss der Kostenanteil des einzelnen Mieters berechnet werden. Dies erfolgt vereinfacht dargestellt auf folgende Weise:

Gesamtkosten : Gesamtfläche x Fläche der Wohnung = Kostenanteil des Mieters

Diese Rechenoperation muss für jede Kostenart durchgeführt werden. Komplizierter ist es bei der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung, da dabei die Vorgaben der Heizkostenverordnung eingehalten werden müssen. Die meistern Vermieter beauftragen daher einen Meßdienstleister, der die Heiz- und Wasserkostenabrechnung erstellt. Dabei müssen sowohl die Gesamtverbrauchsdaten als auch die Verbrauchsdaten der jeweils betroffenen Wohnung angegeben werden. Nicht notwendig, aber üblich ist es, dass die Zählerstände der Wohnung angegeben werden.

Bei einem Mieterwechsel innerhalb der Abrechnungsperiode muss aus der Abrechnung zu ersehen sein, nach welchem Maßstab die Kosten den Mietern zugeordnet worden sind (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 143). In der Regel erfolgt dies zeitanteilig.

Mögliche Fehler können hier nur Rechenfehler sein. Diese können als materielle Fehler jederzeit korrigiert werden. Allerdings darf die Korrektur nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB zu keiner Verschlechterung des Saldos des Mieters führen.

5. Ermittlung des Saldos durch Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Zum Schluss müssen den ermittelten Kosten des Mieters seine Vorauszahlungen gegenübergestellt werden. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Ohne die Saldierung der Kosten mit den Vorauszahlungen handelt es sich um keine Abrechnung, sondern um eine Zusammenstellung der Kosten. Es handelt sich dabei um einen formellen Fehler, der dazu führt, dass die Abrechnung unwirksam ist. Allerdings kommt dies nur selten vor.

Werden falsche Vorauszahlungen angegeben, handelt es sich um einen materiellen Fehler, der die Wirksamkeit der Abrechnung nicht berührt. Sie können jederzeit korrigiert werden. Allerdings darf die Korrektur nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB zu keiner Verschlechterung des Saldos des Mieters führen.

Nach ständiger Rechtsprechung des BGH (BGH, Urteil vom 27.11.2002VIII ZR 108/02; BGH, Urteil vom 30.3.2011 − VIII ZR 133/10) hat der Vermieter grundsätzlich die vom Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen. Denn der Mieter soll überprüfen können, welche von ihm erbrachten Leistungen der Vermieter bei der Berechnung seiner Saldoforderung berücksichtigt hat. Eine Abrechnung der Betriebskosten auf der Basis der zwischen den Parteien vereinbarten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) anstatt der tatsächlich vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) ist zwar formell wirksam, aber inhaltlich falsch (BGH, Beschluss vom 23.9.2009VIII ZA 2/08; LG Frankfurt a. M., Urteil vom 14.02.2017 – 2-11 S 61/16). Daran ändert sich auch nichts, wenn die Soll-Vorschüsse in der Abrechnung als solche bezeichnet werden. 

Das ist kein Problem, solange beide Beträge gleich sind, weil der Mieter entweder keine Vorauszahlungen oder die gesamten Vorauszahlungen gezahlt hat. Problematisch ist es jedoch, wenn der Mieter geringere Vorauszahlungen geleistet hat, beispielsweise wegen einer strittigen Mietminderung. Muss der Mieter beispielsweise monatlich 200 € Vorauszahlungen leisten, ergibt dies jährliche Sollvorauszahlungen in Höhe von 2.400 €. Wenn er die Miete um 10 % gemindert hat, hat er lediglich 2.160 € gezahlt. Ist die Mietminderung unstreitig, muss der Vermieter die Sollstellung entsprechend korrigieren. Auf dem Mietenkonto ergibt sich dann kein Rückstand. Ist die Minderung jedoch streitig, ergeben sich aus Sicht des Vermieters Mietschulden in Höhe von 240 €. Diese kann er gerichtlich geltend machen. Wenn nun dem Mieter die Abrechnung mitgeteilt wird oder Abrechnungsreife eintritt, erlischt der Anspruch auf die Vorauszahlungen. An seine Stelle tritt der Anspruch aus der Abrechnung, der gleich hoch ist, weil die nicht gezahlten Vorschüsse in den Saldo der Abrechnung nicht eingeflossen sind. Wird allerdings auf der Basis von Soll-Vorschüssen abgerechnet, gibt es keinen Saldo, der an die Stelle des erloschenen Anspruchs auf Vorauszahlungen treten könnte. Der Fehler kann zwar jederzeit korrigiert werden. Allerdings darf die Korrektur nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB zu keiner Verschlechterung des Saldos des Mieters führen. Im worst-case ist dann der Differenzbetrag zwischen den Soll-Vorschüssen und den Ist-Vorschüssen verloren.

Nach einer Entscheidung des BGH (BGH, Urteil vom 27.11.2002VIII ZR 108/02) entspricht aber eine Abrechnung, in der lediglich die geschuldeten Vorschüsse aufgeführt sind, ausnahmsweise dann den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung, wenn zum Zeitpunkt der Erteilung der Abrechnung der Mieter für den Abrechnungszeitraum keinerlei Vorauszahlungen erbracht hat, die offenen Vorauszahlungsansprüche vom Vermieter bereits eingeklagt sind und auch noch keine Abrechnungsreife im Sinne des § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB eingetreten ist. Für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschuldet Mieter, auf den insoweit abzustellen sei, wäre auch aus einer solchen Abrechnung ohne weiteres erkennbar, dass die bereits eingeklagten Vorauszahlungen gesondert verlangt und mit dem Saldo der Abrechnung lediglich der sich im Fall der Zahlung der Vorschüsse noch ergebende Nachzahlungsbetrag geltend gemacht werde. Nach ihrem ausdrücklichen Wortlaut kann diese Entscheidung nicht auf Fälle übertragen werden, in denen der Mieter nicht die gesamten, sondern nur anteilige Vorauszahlungen schuldig geblieben ist. Der BGH hat daher lediglich über einen Ausnahmefall entschieden, den man nicht dahin verallgemeinern darf, dass die Abrechnung nach Soll-Vorschüssen immer dann rechtmäßig ist, wenn die Mietdifferenz bereits eingeklagt ist, wenn die Abrechnung dem Mieter mitgeteilt wird.

6. Die Verständlichkeit der Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung muss zunächst einmal formal korrekt sein.

Für die formelle Ordnungsgemäßheit ist allein entscheidend, dass die in der Abrechnung enthaltenen Angaben es dem Mieter ermöglichen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Hieran sind keine strengen Anforderungen zu stellen (BGH, Urteil vom 16.9.2009 – VIII ZR 346/08; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17). Die Angaben müssen so gestaltet sein, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist (BGH, Urteil vom 16.9.2009VIII ZR 346/08; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17).

Die Abrechnung muss aber auch übersichtlich und nachvollziehbar sein, da sie nicht für den BGH oder den Fachanwalt gemacht wird, sondern für den mit der Materie im Zweifel nicht vertrauten Mieter (Der BGH spricht in einem Urteil vom 27.11.2002VIII ZR 108/02 und in einem Beschluss vom 23.9.2009VIII ZA 2/08 von dem durchschnittlich gebildete, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter, auf den abzustellen ist). Er muss die ihr zugrundeliegenden inhaltlichen und rechnerischen Überlegungen verstehen können (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Damit die Abrechnung für den „normalen Mieter” nachvollziehbar ist, sollten Sie sich an unserem Ratschlägen für das „Schreiben in der Wohnungswirtschaft” orientieren, insbesondere hinsichtlich der Verständlichkeit: Verwenden Sie eine einfache Sprache, kurze Sätze und gliedern Sie die Abrechnung nachvollziehbar. Vor allem bei den einzelnen Rechenschritten ist eine klare Gliederung wichtig. In der Regel sind es Dreisätze, die die meisten Mieter schon aufgrund ihrer Schulbildung nachvollziehen können.

Man darf dabei jedoch nicht übersehen, dass Betriebskostenabrechnungen aufgrund der rechtlichen Anforderungen gerade bei größeren Objekte mit vielen Wohnungen und unterschiedliche Abrechnungsmaßstäben kompliziert und auch für Fachleute nur mit einiger Mühe nachvollziehbar sind. Auch wenn sie daher das Verständnisvermögen eines „durchschnittlichen“ Mieters übersteigen, sind sie trotzdem wirksam (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 130). Der Vermieter ist auch nicht verpflichtet, dem Mieter die gesetzlichen Grundlagen der Betriebskostenabrechnung mitzuteilen und zu erläutern. Vielmehr darf er davon ausgehen, dass der Mieter mit den einschlägigen Rechtsvorschriften vertraut ist (BGH, Urteil vom 26.10.2011 − VIII ZR 268/10, zur HeizkostenV). 

Veränderungen von einer Abrechnung auf die nächste müssen in der Regel in der Abrechnung nicht erläutert werden. Dies betrifft beispielsweise Verbräuche, Kosten oder Flächen (BGH, Urteil vom 28.5.2008VIII ZR 261/07; Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 127, 129). Auf Nachfrage hat der Mieter jedoch einen Anspruch auf entsprechende Erläuterungen. Außerdem sollte man sich als Vermieter oder Verwalter selbstkritisch fragen, ob es noch einem modernen und professionellen Verständnis von Mieterkommunikation entspricht, wenn man auf solche Umstände, die in der Regel mit Kostenerhöhungen für die Mieter verbunden sind, nicht von sich aus eingeht.

Es ist nicht erforderlich, die vertraglich geschuldeten oder tatsächlich erbrachten Leistungen und deren Einzelkosten aufzuführen (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 138). Wer sich als Mieter dafür interessiert, muss die Abrechnungsunterlagen einsehen. Gleiches gilt für die Gesamtfläche der Wirtschaftseinheit beim Abrechnungsmaßstab, wenn sie sich durch eine Neuvermessung oder bauliche Veränderungen (Z.B. Anbau von Balkonen) verändert hat (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 146).

Werden mehrere Abrechnungsmaßstäbe verwendet, müssen sie zwar in der Abrechnung genannt und den einzelnen Kostenarten zugeordnet, aber nicht erläutert werden (BGH, Urteil vom 23.6.2010 – VIII ZR 227/09). Auch hier gilt: Möchte der Mieter die Richtigkeit der Maßstäbe und der daraus resultierenden Kostenverteilung überprüfen, muss er die Abrechnungsunterlagen einsehen und sich die Zahlen erläutern lassen.

Auch wenn es nur selten vorkommt: Ist die Abrechnung nicht verständlich, ist sie formell unwirksam. Letzteres ist etwa der Fall bei nicht nachvollziehbaren Rechenschritten oder beim Fehlen wesentlicher rechnerischer Zwischenschritte, dass das Gesamtergebnis nicht nachvollziehbar ist (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 159; BGH, Urteil vom 9.4.2008VIII ZR 84/07).

Es sind nicht nur die Erläuterungen zu berücksichtigen, die sich aus der Abrechnung selbst ergeben. Auch Hinweise aus dem Mietvertrag, aus vorangegangenen Abrechnungen oder individuell auf eine Nachfrage des Mieters hin (Dies muss allerdings vor Ablauf der Abrechnungsfrist erfolgen) müssen in die Beurteilung mit einbezogen werden (BGH, Urteil vom 30.10.2010, VIII ZR 46/10).

Es gibt für die Betriebskostenabrechnung aus § 556 BGB keine generelle Erläuterungspflicht (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 176). Ob und in welchem Umfang man die Abrechnung erläutert, bleibt den Vermietern bzw. Verwaltern überlassen. Einerseits entspricht es einem modernen und professionellen Verständnis von Mieterkommunikation, wenn man auf wichtige Punkte von sich aus eingeht. Andererseits besteht dabei immer die Gefahr, dass man dadurch arbeitsintensive Nachfragen provoziert. Vielleicht löst sich dieses Dilemma in Zukunft durch die technische Entwicklung, wenn man den Mietern über das Internet einen direkten Einblick in die jeweiligen Berechnungsgrundlagen gewähren kann.

7. Fehlerfolgen

Entspricht die Betriebskostenabrechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, ist sie fehlerhaft. Formelle Fehler führen dazu, dass die gesamte Abrechnung oder einzelne Positionen als nicht abgerechnet gelten. Materielle Fehler liegen vor, wenn falsch abgerechnet wurde.

Innerhalb der Abrechnungsfrist des § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB, also bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, können sowohl formelle als auch materielle Fehler korrigiert werden. Danach muss unterschieden werden.

Ein formeller Fehler der die gesamte Abrechnung betrifft (Es fehlen zum Beispiel die Gesamtkosten, weil nur die errechneten Kostenanteile des Mieters genannt werden, oder der Abrechnungsmaßstab wird nicht genannt), führt dazu, dass die Abrechnung insgesamt unwirksam ist. Der Mieter behält seinen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Abrechnung. Wenn der Vermieter diese dann erstellt, kann er eine sich eventuell ergebende Nachzahlung nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB nicht einfordern. Ein formeller Fehler kann sich aber auch auf bestimmte Positionen der Betriebskostenabrechnung beschränken, wenn zum Beispiel der Abrechnungsmaßstab nur bei den kalten Betriebskosten fehlt, bei der Heizkostenabrechnung aber vorhanden ist. In diesem Fall sind nur die Positionen unwirksam, die von dem formellen Fehler betroffen sind (BGH, Versäumnisurteil vom 8.12.2010 – VIII ZR 27/10; BGH, Urteil vom 30.10.2010, VIII ZR 46/10). Die anderen bleiben wirksam. Der Mieter behält auch hier seinen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Abrechnung der betroffenen Betriebskostenpositionen. Wenn der Vermieter diese dann erstellt, kann er eine sich daraus eventuell ergebende Nachzahlung nicht einfordern. Eine sich aus der Abrechnung insgesamt ergebende Nachforderung verbleibt dem Vermieter insoweit, als sie auch ohne Berücksichtigung der unwirksam abgerechneten Positionen gerechtfertigt ist. 

Eine weitere Folge: Der Zugang einer den formellen Anforderungen nicht genügenden Betriebskostenabrechnung setzt die Einwendungsfrist des § 556 III 5 BGB nicht in Gang. Dies hat zur Folge, dass der Einwendungsausschluss des § 556 III 6 BGB hinsichtlich der betroffenen Kostenpositionen nicht greift (BGH, Versäumnisurt. v. 8.12.2010 – VIII ZR 27/10). Solange nur eine formell fehlerhafte Abrechnung vorliegt, fehlt es nämlich an einer ausreichenden Beurteilungsgrundlage für eine zuverlässige inhaltliche Überprüfung der in ihr angestellten Berechnungen. Damit ist der Mieter regelmäßig daran gehindert, die Richtigkeit einer solchen Abrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Einwendungsfrist hinreichend zu prüfen. 

Materielle Fehler berühren die Wirksamkeit der Betriebskostenabrechnung oder einzelner Teile davon nicht. Sie können jederzeit korrigiert werden, allerdings gemäß § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr zu Lasten des Mieters. Ein Guthaben darf sich dadurch nicht vermindern und eine Nachzahlung nicht erhöhen.

Es ist nicht einfach, formelle und materielle Fehler einer Betriebskostenabrechnung zu unterscheiden. Für die formelle Ordnungsgemäßheit ist allein entscheidend, dass die in der Abrechnung enthaltenen Angaben es dem Mieter ermöglichen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Hieran sind keine strengen Anforderungen zu stellen (BGH, Urteil vom 16.9.2009 – VIII ZR 346/08; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17). Die Angaben müssen so gestaltet sein, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist (BGH, Urteil vom 16.9.2009VIII ZR 346/08; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17).

Materielle Fehler liegen vor, wenn die Abrechnung formell wirksam, aber nicht richtig ist.  

Nachfolgend eine Aufstellung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

Formelle Fehler sind:

  • die Abrechnung erfolgt nicht schriftlich;
  • die Abrechnung lässt nicht erkennen, dass sie vom Vermieter stammt;
  • die Abrechnung richtet sich nicht an den oder die Mieter;
  • die Abrechnung bezieht sich nicht erkennbar auf die Wohnung des Mieters;
  • die Abrechnung enthält keine Zusammenstellung der Gesamtkosten;
  • die Abrechnung nennt keine Abrechnungsmaßstäbe;
  • die Berechnung des Kostenanteils des Mieters fehlt;
  • die Vorauszahlungen des Mieters werden nicht genannt und abgezogen;
  • die Abrechnung ist unverständlich;

Materielle Fehler sind:

  • ein falscher oder falsch berechneter Abrechnungsschlüssels wird verwendet (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04);
  • es wird über eine längere als die einjährige Abrechnungsperiode abgerechnet (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 127);
  • Fehler bei der Bildung und Benennung von Abrechnungseinheiten (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 127; BGH, Urteil vom 23.6.2010VIII ZR 227/09);
  • es werden falsche Vorauszahlungen berücksichtigt (BGH, Beschluss vom 23.9.2009VIII ZA 2/08);
  • ein gebotener Vorwegabzug für Gewerberäume wird unterlassen (BGH, Urteil vom 30.10.2010, VIII ZR 46/10);
  • Rechenfehler;
8. Die Korrektur der Betriebskostenabrechnung

Nobody is perfect. Dies gilt auch für Vermieter, Verwalter und Abrechnungsunternehmen. Fehler können passieren. Die Betriebskostenabrechnung kann und muss auf Verlangen des Mieters jederzeit korrigiert werden (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 226, 230). Solange die Abrechnungsfrist aus § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB noch nicht abgelaufen ist, kann dies auch zu Lasten der Mieter erfolgen und eine Nachzahlung erhöhen oder ein Guthaben verringern.

Nach einer Entscheidung des BGH (BGH, Urteil vom 12.1.2011VIII ZR 296/09) erlauben weder die vorbehaltlose Zahlung einer Betriebskostennachforderung durch den Mieter noch die vorbehaltslose Erstattung eines sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebenden Guthabens durch den Vermieter für sich genommen die Annahme eines deklaratorischen Schuldanerkenntnisses, das einer späteren Nach- oder Rückforderung entgegensteht.

Klauseln, nach denen die Abrechnung als anerkannt behandelt wird, wenn der Mieter nicht innerhalb einer bestimmten Frist Widerspruch erhoben hat, sind unwirksam (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 228).

Kleinere Fehler, die auf die Verständlichkeit der Abrechnung keine Auswirkung haben (Z.B. ein Rechenfehler bei der Ermittlung des Saldos), kann der Vermieter durch eine ergänzende Mitteilung beheben. Bei größeren Fehlern (Z.B. ein falscher Abrechnungsmaßstab) muss er dem Mieter eine neue Abrechnung mitteilen. Häufig führen solche Korrekturen auf Veranlassung des Mieters dazu, dass sich dessen Abrechnungsergebnis verbessert. Das führt zugleich zu einer Verschlechterung des Ergebnisses der anderen Mieter. Der Vermieter könnte daher, solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, auch die anderen Abrechnungen korrigieren und sich den Betrag bei den anderen Mietern wiederholen. Das sollte man sich allerdings gut überlegen, zumal bei großen Wohnanlagen. Zum einen entstehen für die Korrektur der Abrechnung Verwaltungskosten. Für eine korrigierte Abrechnung ist das nicht viel, für dutzende oder gar hunderte korrigierter Abrechnung sieht das schon anders aus. Zum anderen könnten sich die anderen Mieter dadurch veranlasst sehen, auch ihre Abrechnung auf Herz und Nieren zu prüfen und von ihrem Einsichtsrecht Gebrauch zu machen. Das könnte dann wirklich teuer werden.

Bild: XtravaganT / Fotolia

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