Die Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist

Betriebskostenabrechnungen für Wohnraum müssen innerhalb eines Jahres erstellt und dem Mieter mitgeteilt werden (Nach Ablauf der Abrechnungsfrist tritt die sogenannte „Abrechnungsreife” ein). Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB. Die Abrechnungsfrist soll sicherstellen, dass der Mieter in angemessener Zeit erfährt, welche finanzielle Belastung aus der Übernahme der Betriebskosten für ihn folgt. Ist wie in den meisten Fällen der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, endet die Frist daher am 31.12. des Folgejahres. Die Betriebskostenabrechnung für 2016 muss dem Mieter daher spätestens am 31.12.2017 mitgeteilt werden. Fällt allerdings der letzte Tag der Frist auf einen Sonnabend, Sonntag oder Feiertag, tritt nach § 193 BGB an dessen Stelle der nächste Werktag. Da der 31.12.2017 ein Sonntag und der 01.01.2018 ein Feiertag ist, kann die Betriebskostenabrechnung 2016 daher auch noch am 02.01.2018 fristgemäß mitgeteilt werden.

Eine Verlängerung der Abrechnungsfrist im Mietvertrag ist nach § 556 Absatz 4 BGB unwirksam, da dies in der Regel zum Nachteil des Mieters ist (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 38).

Wann ist die Erklärung mitgeteilt? 

Die Betriebskostenabrechnung ist dem Mieter mitgeteilt worden, wenn sie ihm zugegangen ist. Die rechtzeitige Absendung der Abrechnung durch den Vermieter genügt nicht (BGH, Urteil vom 21.1.2009VIII ZR 107/08). Der Zugang der Betriebskostenabrechnung ist zu dem Zeitpunkt als bewirkt anzusehen, zu dem sie dem Mieter übergeben oder in seinen Briefkasten eingeworfen wird, wenn mit einer baldigen Leerung zu rechnen ist. Näheres dazu führen wir in unserem Beitrag zu den Formalien der Betriebskostenabrechnung aus.

Eine besondere Form ist für die Mitteilung nicht vorgesehen. In aller Regel wird dies jedoch wegen der Komplexität der Materie, zur Wahrung der Rechte des Mieters und zu Beweiszwecken schriftlich oder in Textform erfolgen. Auch dazu führen wir näheres in unserem Beitrag zu den Formalien der Betriebskostenabrechnung aus.

Wichtig ist auch, dass dem Mieter innerhalb der Frist nicht irgendeine (Ggfls. Fantasie-) Abrechnung zugeht, sondern dass die Formalien der Abrechnung eingehalten werden und dass die inhaltlichen Mindestangaben (Näheres dazu in unserem Beitrag zum Inhalt der Betriebskostenabrechnung) enthalten sind. Nach der Rechtsprechung des BGH (BGH, Urteil vom 17.11.2004VIII ZR 115/04) wird die Frist des § 556 III 2 BGB mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt; auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es für die Einhaltung der Frist nicht an. Aber auch dann ist eine Korrektur des Fehlers zu Lasten des Mieters nach Ablauf der Abrechnungsfrist gemäß § 556 III 3 BGB ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat den Fehler nicht zu vertreten.

Die verspätete Abrechnung

Wird die Abrechnung dem Mieter erst nach Ablauf des Abrechnungsjahres mitgeteilt, ist sie, wenn sie formal und inhaltlich richtig ist, trotzdem eine voll wirksame Betriebskostenabrechnung. Der Mieter kann dann keine neue Abrechnung verlangen (Die im übrigen noch später ankäme). Die verspätete Abrechnung ist auch Rechtsgrundlage für die Auszahlung eines Guthabens des Mieters oder die Erhöhung der Vorauszahlungen nach § 560 Absatz 4 BGB. Die rechtliche Konsequenz der Verspätung liegt lediglich darin, dass gemäß § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB nach Ablauf dieser Frist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen ist, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Kommt es also zu keiner Nachzahlung des Mieters in der Abrechnung, bleibt die Verspätung ohne nachhaltige Konsequenzen. Nur selten erheben Mieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist Klage oder behalten die weiteren Vorauszahlungen ein (Näheres zu den Konsequenzen in unserem allgemeinen Beitrag zur Betriebskostenabrechnung).

Die Abrechnungsfrist ist aber auch dann zu beachten, wenn der Vermieter zwar fristgemäß abgerechnet, dabei aber einen Fehler zu seinen Lasten gemacht hat. Eine Korrektur des Fehlers ist nach Ablauf der Abrechnungsfrist zu Lasten des Mieters ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat den Fehler nicht zu vertreten (BGH, Urteil vom 17.11.2004VIII ZR 115/04; BGH, Urteil vom 30.3.2011 − VIII ZR 133/10). Wie der BGH ausführt soll die Ausschlussfrist für den Mieter die Sicherheit gewähren, dass er nach Fristablauf nicht mehr mit (weiteren) Nachforderungen des Vermieters rechnen muss, auch dann, wenn das Ergebnis der Abrechnung ein Guthaben des Mieters war (BGH, Urteil vom 12.12.2007 – VIII ZR 190/06). Dieser Zweck würde verfehlt, wenn bei Vorlage einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung innerhalb der Frist ein darin enthaltener materieller Fehler auch noch nach Fristablauf zu Lasten des Mieters korrigiert werden könnte (Es kommt weder eine Erhöhung einer Nachzahlung noch eine Reduzierung eines Guthabens in Betracht). Das gilt sowohl hinsichtlich der Art als auch hinsichtlich der Höhe der abgerechneten Einzelpositionen und unabhängig von dem Ausmaß der Abweichung. Der Ablauf der Abrechnungsfrist hat deshalb zur Folge, dass die Nachforderung nach einer erst später erfolgenden inhaltlichen Korrektur das Ergebnis der fristgemäß vorgelegten Rechnung weder in den Einzelpositionen noch insgesamt überschreiten darf. Das gilt für vergessene Betriebskostenpositionen, für Rechnungen, die nicht berücksichtigt wurden, für Rechenfehler, die zu niedrige Kosten zur Folge haben und auch für den Ansatz von zu hohen Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 30.3.2011 − VIII ZR 133/10), zum Beispiel bei der Abrechnung auf der Basis von Soll-Vorauszahlungen.  

In der Regel hat der Vermieter die verspätete Abrechnung zu vertreten. Er hat nach § 278 BGB auch das Verschulden seiner Hausverwaltung oder des von ihm beauftragten Messdienstleisters zu vertreten. Nicht zu vertreten hat er zum Beispiel Grundsteuernachforderungen, die ihm erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist bekannt werden, oder Abrechnungsprobleme, die daraus resultieren, dass Mieter nicht zulassen, dass die Verbrauchszähler in ihrer Wohnung abgelesen werden. Aber auch in diesen Fällen ist der Vermieter gehalten, seine tatsächlichen und rechtlichen Möglichkeiten zu nutzen, um zu vermeiden, dass die Abrechnungsfrist überschritten wird. Und er hat viele Möglichkeiten, vor allem dann, wenn er nicht erst im Dezember damit beginnt, die Abrechnung für das Vorjahr anzufertigen. Außerdem sollte er die Mieter noch im Abrechnungsjahr darüber informieren und ist außerdem verpflichtet, die Abrechnung unverzüglich nachzuholen, sobald das Hindernis beseitigt ist.

Der Bundesgerichtshof hat in einer Entscheidung vom 25. Januar 2017 zum Aktenzeichen VIII ZR 249/15 entschieden, dass die Jahresfrist für die Betriebskostenabrechnung auch für vermietete Eigentumswohnungen gilt. Der Vermieter der Eigentumswohnung könne daher nach Ablauf der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB für die Abrechnung über die Betriebskosten keine Nachforderung geltend machen, auch wenn die WEG-Abrechnung innerhalb der Jahresfrist noch nicht vorgelegen hat. Damit kann ein Vermieter einer Eigentumswohnung, wenn die Hausverwaltung die WEG-Abrechnung verspätet erstellt oder die Eigentümerversammlung erst verspätet über sie beschlossen hat, nach Ablauf der Jahresfrist nur dann noch eine Nachforderung geltend machen, wenn er die verspätete Abrechnung oder Beschlussfassung über die Vorauszahlungen nicht zu vertreten hat, was er konkret darlegen muss. Zwar müsse sich der Kläger ein Verschulden des Verwalters der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht zurechnen lassen, weil dieser, wie der BGH entschieden hat, grundsätzlich nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters der Eigentumswohnung hinsichtlich der Erstellung der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung sei. Der Kläger müsse jedoch darlegen, was er selbst veranlasst hat, wenn die Hausverwaltung die Wohngeldabrechnung, die er als Grundlage für die von ihm selbst erstellte Betriebskostenabrechnung benötigt, nicht rechtzeitig oder fehlerhaft vorlegt. Es ist also erforderlich, die Hausverwaltung rechtzeitig anzumahnen und darauf zu dringen, dass die Abrechnung fristgemäß vorgelegt wird. Damit sollte man nicht erst Mitte Dezember beginnen. Kann der Eigentümer aufgrund des Versäumnisses der Verwaltung seine Nachforderung nicht mehr durchsetzen, steht ihm in der Regel ein Schadensersatzanspruch zu. Unabhängig davon zeigt sich wieder einmal, dass der beste Schutz gegen solche rechtlichen Nachteile eine ausreichend bemessene Vorauszahlung ist.

Gewerbe

Auch der Vermieter von Geschäftsräumen ist zur Abrechnung über die Nebenkosten, auf die der Mieter Vorauszahlungen geleistet hat, innerhalb einer angemessenen Frist verpflichtet. Diese Frist endet regelmäßig zum Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums. Die Ausschlussfrist des § 556 Absatz 3 BGB gilt aber nicht für vermietete Gewerberäume (BGH, Urteil vom 27.1.2010XII ZR 22/07). 

Bild: RRF / Fotolia

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