Die Betriebskostenabrechnung bei einer Eigentumswohnung

Um es gleich vorweg zu sagen: Für die Betriebskostenabrechnung bei einer Eigentumswohnung gibt es keine besonderen Regelungen. Denn es ist dem Mietrecht gleich, wer und in welcher Form Vermieter der Wohnung ist. Für alle gelten die gleichen Vorschriften.

Es gibt daher eigentlich keinen Grund, diesem Thema einen besonderen Beitrag zu widmen. Gäbe es nicht in der Praxis immer wieder Fehlvorstellungen über die Möglichkeiten, sich die Sache einfach zu machen.

Betriebskosten sind nach § 1 Absatz 1 Satz 1 BetrKV die Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Dem einzelnen Wohnungseigentümer entstehen jedoch die meisten Kosten zunächst gar nicht direkt. Sie entstehen vielmehr bei der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Frage ist nun, wann sie dem Eigentümer so zurechenbar sind, dass sie als seine Kosten im Sinne des Mietrechts gelten können: Wenn sie der WEG entstanden sind, mit dem Beschluss über die Hausgeldabrechnung oder erst dann, wenn die Hausgeldabrechnung bestandskräftig geworden ist (siehe dazu: Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 199). Der Bundesgerichtshof hat diese Frage mit Urteil vom 25. Januar 2017 – VIII ZR 249/15 (Bestätigt im Beschluss vom 14.03.2017VIII ZR 50/16) dahingehend geklärt, dass ein Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung keine Voraussetzung für die Abrechnung der Betriebskosten des Vermieters einer vermieteten Eigentumswohnung gegenüber seinem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist. Vielmehr hat der Vermieter einer Eigentumswohnung über die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB abzurechnen, wenn zu diesem Zeitpunkt der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt  Der Vermieter sollte trotzdem in der Abrechnung darauf hinweisen, dass noch kein bestandskräftiger Beschluss über die Hausgeldabrechnung vorliegt. Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB steht dann einer späteren Korrektur und einem dadurch höheren Saldo zulasten des Mieters nicht entgegen, weil der Vermieter die verspätete Abrechnung jedenfalls dann nicht zu vertreten hat, wenn er sich hinreichend um eine fristgemäße Abrechnung bemühte (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 199).

Auch für die Abrechnungsfrist gelten bei einer Eigentumswohnung keine Besonderheiten. Sie muss innerhalb eines Jahres erstellt und dem Mieter mitgeteilt werden (Nach Ablauf des Jahres tritt die sogenannte „Abrechnungsreife” ein). Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB. Der Bundesgerichtshof hat in der Entscheidung vom 25. Januar 2017 zum Aktenzeichen VIII ZR 249/15 ausdrücklich entschieden, dass die Jahresfrist für die Betriebskostenabrechnung auch für vermietete Eigentumswohnungen gilt. Der Vermieter der Eigentumswohnung könne daher nach Ablauf der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB für die Abrechnung über die Betriebskosten keine Nachforderung geltend machen, auch wenn die WEG-Abrechnung innerhalb der Jahresfrist noch nicht vorgelegen hat. Damit kann ein Vermieter einer Eigentumswohnung, wenn die Hausverwaltung die WEG-Abrechnung verspätet erstellt oder die Eigentümerversammlung erst verspätet über sie beschlossen hat, nach Ablauf der Jahresfrist nur dann noch eine Nachforderung geltend machen, wenn er die verspätete Abrechnung oder Beschlussfassung über die Vorauszahlungen nicht zu vertreten hat, was er konkret darlegen muss. Zwar müsse sich der Kläger ein Verschulden des Verwalters der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht zurechnen lassen, weil dieser, wie der BGH entschieden hat, grundsätzlich nicht Erfüllungsgehilfe des Vermieters der Eigentumswohnung hinsichtlich der Erstellung der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung sei. Der Kläger müsse jedoch darlegen, was er selbst veranlasst hat, wenn die Hausverwaltung die Wohngeldabrechnung, die er als Grundlage für die von ihm selbst erstellte Betriebskostenabrechnung benötigt, nicht rechtzeitig oder fehlerhaft vorlegt. Es ist also erforderlich, die Hausverwaltung rechtzeitig anzumahnen und darauf zu dringen, dass die Abrechnung fristgemäß vorgelegt wird. Damit sollte man nicht erst Mitte Dezember beginnen. Kann der Eigentümer aufgrund des Versäumnisses der Verwaltung seine Nachforderung nicht mehr durchsetzen, steht ihm in der Regel ein Schadensersatzanspruch zu. Unabhängig davon zeigt sich wieder einmal, dass der beste Schutz gegen solche rechtlichen Nachteile eine ausreichend bemessene Vorauszahlung ist.

Auch für den Inhalt und die Formalien der Abrechnung gibt es keine Besonderheiten, wenn es sich um eine Eigentumswohnung handelt. Sie unterliegt den gleichen Anforderungen wie bei einem normalen Wohnhaus. Wenn die WEG-Abrechnung diesen nicht genügt und der Vermieter daraus keine Betriebskostenabrechnung erstellen kann, entschuldigt ihn das gegenüber dem Mieter nicht, wenn er nichts unternimmt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Der Vermieter muss vielmehr dafür sorgen, dass der WEG-Verwalter ordnungsgemäß abrechnet. Er hat dazu die rechtlichen Mittel. Wenn es dadurch zu Forderungsausfällen kommt, weil die Abrechnungsfrist verstrichen ist und der Mieter unter Berufung darauf eine Nachzahlung verweigert, muss sich der Vermieter an den Verwalter halten und von diesem Schadensersatz fordern.

Aber auch die rechtzeitige und ordnungsgemäße WEG-Abrechnung kann der Vermieter nicht einfach 1 zu 1 an seinen Mieter weiterreichen, da sie Positionen enthält, die keine Betriebskosten im Sinne des Mietrechts sind. Dies betrifft insbesondere Verwaltungs– und Instandhaltungskosten, die der Eigentümer im Rahmen der WEG-Abrechnung zu tragen hat, der Mieter aber im Rahmen der Betriebskostenabrechnung nicht. Es müssen auch die Hausgeldzahlungen des Eigentümers durch die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters ersetzt werden.

Ein Hauptproblem besteht in diesem Zusammenhang darin, dass es eine Reihe von Kostenpositionen gibt, die neben umlagefähigen Betriebskosten auch nicht-umlagefähige Betriebskosten enthalten. Das Paradebeispiel dafür sind die Kosten des Hauswarts, die neben Betriebskosten auch Instandhaltungskosten und Verwaltungskosten enthalten. Für die Hausgeldabrechnung der Eigentümer spielt diese Unterscheidung keine Rolle, da sie alle Kostenanteile zu tragen haben. Wenn der WEG-Verwalter nicht von sich aus in der Hausgeldabrechnung oder einer Anlage dazu die jeweiligen Kostenanteile darlegt, muss sich der vermietende Wohnungseigentümer bzw. die für ihn tätige Sondereigentumsverwaltung bei der WEG-Verwaltung darüber informieren. Denn in der Betriebskostenabrechnung dürfen nur die umlagefähigen Kostenanteile landen. Das gleiche Problem gibt es auch bei den Aufzugskosten, wo im Rahmen von Vollwartungsverträgen zwischen umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Kosten differenziert werden muss.

Die Grundsteuer wird bei Eigentumswohnungen nicht wie bei den anderen für das gesamte Gebäude erhoben, sondern für jede Wohnung einzeln. Für jede Wohnung wird ein eigener Grundsteuerbescheid erlassen. Der darin festgelegte Betrag kann dann dem Mieter direkt weiterbelastet werden (BGH, Urt. v. 17.4.2013 – VIII ZR 252/12).

Zu beachten ist auch, dass die Wohngeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaften als Abrechnung nach den Ausgaben zu erfolgen hat, die Betriebskostenabrechnung aber in der Regel als Abrechnung nach Leistungen (Näheres dazu steht in unserem Beitrag zum Abrechnungszeitraum). Soweit die Zahlungen im Abrechnungsjahr den Vorjahreszeitraum oder den nachfolgenden Zeitraum betreffen, müssen die Kosten daher für die Abrechnung mit dem Mieter so abgegrenzt werden, dass sie sich nur auf die Zahlungen für die im Abrechnungsjahr erbrachten Leistungen beziehen.

Beim Abrechnungsmaßstab verwenden die Hausgeldabrechnungen zumeist die Miteigentumsanteile. Für die Betriebskostenabrechnung ist das nur zulässig, wenn die Miteigentumsanteile nach dem Verhältnis der Wohnflächen ermittelt werden. Denn auch hier muss einer der mietrechtlich zulässigen Abrechnungsmaßstäbe angewandt werden. Die Abrechnung muss außerdem die Information enthalten, dass die Miteigentumsanteile dem Verhältnis der Wohnflächen entsprechen (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 201). 

Wenn man es sich einfach machen möchte kann man die Hausgeldabrechnung nehmen, die nicht-umlagefähigen Kosten streichen, die Grundsteuer separat hinzusetzen, ggfls. den Verteilerschlüssel erläutern, die Vorauszahlungen des Mieters anführen und den Saldo berechnen. Wenn man es etwas eleganter und ausführlicher haben möchte kann man auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm eine gesonderte Mieterabrechnung erstellen. Mit einer ordentlichen Hausgeldabrechnung als Grundlage dauert das nur ein paar Minuten. Als Kosten sind dabei höchstens die Kosten einzustellen, die dem Eigentümer selbst in Rechnung gestellt wurden. Am allerbesten haben es diejenigen Wohnungseigentümer, die diese Arbeit von einem professionellen Verwalter erledigen lassen.

Bild: XtravaganT / Fotolia

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