Die Betriebskostenabrechung

Inhalt:
  1. Die Rechtsgrundlagen der Betriebskostenabrechnung
  2. Der Charakter der Betriebskostenabrechnung
  3. Formelle und inhaltliche Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung
  4. Die Pflicht zur Betriebskostenabrechnung

Über 21 Millionen Haushalte bekommen in Deutschland nach Angaben des Deutschen Mieterbundes Jahr für Jahr eine Betriebskostenabrechnung. Da manche von ihnen wegen eines Umzuges mehr als eine Abrechnung bekommen, liegt die Zahl der Abrechnungen sogar noch höher.

Welche Betriebskosten im einzelnen abgerechnet werden dürfen, ist im wesentlichen in der Betriebskostenverordnung geregelt. Erläuterungen zu den einzelnen Betriebskostenarten finden Sie in den einzelnen Kapiteln des Bereiches „Betriebskostenarten“.

An dieser Stelle geht es um die Betriebskostenabrechnung an sich. Sie ist ein Thema, über das sich Bücher schreiben lassen. Wir gehen im Folgenden auf einige wichtige Einzelaspekte der Betriebskostenabrechnung ein. Dabei orientieren wir uns insbesondere an der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes zu diesem Thema. Er hat in den vergangenen Jahren viel zur Klärung mancher Streitfrage beigetragen.

1. Die Rechtsgrundlagen der Betriebskostenabrechnung

Die entscheidenden Vorschriften für die Betriebskostenabrechnung sind die §§ 556, 556a und 560 BGB. Sie lauten:

§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten

(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen.
(2) Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.
(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
(4) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

§ 556a Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten

(1) Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
(2) Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.
(3) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

§ 560 Veränderungen von Betriebskosten

(1) Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.
(2) Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Soweit die Erklärung darauf beruht, dass sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht haben, wirkt sie auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten, höchstens jedoch auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück, sofern der Vermieter die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt.
(3) Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen.
(4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.
(5) Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
(6) Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Nicht im Mietrecht, sondern im allgemeinen Teil des Schuldrechts in § 259 BGB ist geregelt, was in eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung hineingehört. Für das Gesetz ist sie nämlich die Erfüllung einer gesetzlichen Rechenschaftspflicht. Die Vorschrift lautet:

§ 259 Umfang der Rechenschaftspflicht

(1) Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen.

2. Der Charakter der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist keine Willenserklärung, sondern eine reine Wissenserklärung (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 2; BGH, Urteil vom 28.4.2010VIII ZR 263/09). Sie ist die gesetzliche (siehe § 556 Absatz 3 BGB) Voraussetzung dafür, dass der Vermieter die an ihn geleisteten Vorauszahlungen bis zur Höhe der tatsächlichen Kosten behalten und eine eventuelle Nachzahlung einfordern darf. Daher kann der Mieter auch weitere Vorauszahlungen zurückbehalten oder nach dem Ende des Mietverhältnisses die geleisteten Vorauszahlungen zurückfordern, wenn der Vermieter seiner Pflicht zur Abrechnung nicht nachkommt (Näheres dazu in unserem Beitrag „Betriebskosten – Ansprüche des Mieters”).

3. Formelle und inhaltliche Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Die Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung sind in den vergangenen Jahren einerseits ständig gewachsen. Die formalen und inhaltlichen Kriterien sind für Nichtjuristen kaum noch fassbar. In manchen Fragen ging es auch hin und her, mal war der Bundesgerichtshof strenger, mal hat er die Zügel lockerer gelassen. In den letzten Jahren schlägt das Pendel im Rahmen der sogenannten „Auflockerungsrechtsprechung” zurück, das heißt die Anforderungen werden nicht mehr ganz so streng gehandhabt. Erinnert sei z.B. an die Rechtsprechung zur Angabe der Gesamtkosten, auch wenn nur Teilkosten abgerechnet werden (Näheres dazu in unserem Beitrag „Der Inhalt der Betriebskostenabrechnung”). Oder auch die Frage, wann ein Fehler zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung führt.

Dabei ist die Betriebskostenabrechnung vom Grundsatz her etwas ganz einfaches, nämlich eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 BGB). Nach der Rechtsprechung (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04, BGH, Urteil vom 20.10.2010, VIII ZR 73/10; BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VII ZR 3/17) muss sie einige Mindestangaben enthalten, und zwar

  1. eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  2. die Angabe des Abrechnungsmaßstabes,
  3. die Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Mieters,
  4. sowie die Ermittlung des Saldos durch Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen.

Die Angaben müssen darüberhinaus so detailliert und verständlich sein, dass der Mieter die einbezogenen Kosten ohne fremde Hilfe überprüfen und durch die Einsicht in die Belege kontrollieren kann. Sie muss also auch übersichtlich und nachvollziehbar bleiben, da sie nicht für den BGH oder den Fachanwalt gemacht wird, sondern für den mit der Materie im Zweifel nicht vertrauten Mieter. Andererseits weist der BGH auch immer wieder darauf hin, dass an die Verständlichkeit keine zu strengen Anforderungen zu stellen sind (Z.B. BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VII ZR 3/17). Denn wenn die Formalien zum Selbstzweck werden und statt der Nachvollziehbarkeit zu dienen ihr eher im Wege stehen, verliert die Abrechnung bei den Betroffenen auch an Akzeptanz. Sie landet dann noch häufiger als sicher jetzt schon ungelesen in der Akte. Den Rechten der Mieter hätte man damit einen Bärendienst erwiesen.

Ein weiterer Aspekt in diesem Zusammenhang besteht in der Einsicht, dass eine bis ins letzte Detail gehende Verteilungsgerechtigkeit bei den Betriebskosten mit vertretbarem Aufwand nicht erreichbar ist. Der Mieter kann sie daher auch nicht verlangen. Die Abrechnungen sollen auch noch praktikabel und mit vertretbarem Aufwand erstellbar sein. Das ist heute schon in vielen Fällen kaum mehr zu gewährleisten. Die Vermieter und die Rechtsprechung müssen daher immer aufs Neue die Grenzen zwischen der Einzelfallgerechtigkeit auf der einen Seite und der Handhabbarkeit auf der anderen Seite definieren.

4. Die Pflicht zur Betriebskostenabrechnung

Haben Mieter und Vermieter wie in den meisten Mietverträgen vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten trägt und darauf monatliche Vorauszahlungen leistet, ist der Vermieter nach § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB zur Abrechnung verpflichtet und berechtigt. Die Pflicht entfällt nicht nach Ablauf des Abrechnungsjahres aus § 566 Abs. 3 Satz 2 BGB. Dies hat nur zur Folge, dass der Abrechnungsanspruch fällig wird und der Mieter vom Vermieter die Abrechnung einfordern kann, er ein Zurückbehaltungsrecht an den weiteren Vorauszahlungen hat und vor allem aufgrund von § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB nicht mehr zu Nachzahlungen herangezogen werden kann. An der Pflicht des Vermieters ändert sich dadurch jedoch nichts.

Die Abrechnungsanspruch verjährt nach § 195 BGB in 3 Jahren nach Ablauf der Abrechnungsfrist (BGH, Urteil vom 26.9.2012 – VIII ZR 315/11). 

Die Betriebskostenabrechnung muss formell und inhaltlich korrekt sein. Hat die Abrechnung formelle Fehler, ist die Abrechnungspflicht nicht erfüllt. Liegen inhaltliche Fehler vor, ist die Abrechnungspflicht erfüllt, die Abrechnung muss aber korrigiert werden  (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 3).

Kommt der Vermieter seiner Pflicht zur Abrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht nach, so kann der Mieter ihn vor Gericht darauf verklagen, eine Betriebskostenabrechnug zu erstellen. Ein solches Verfahren ist auch nicht besonders aufwendig. Die Vollstreckung richtet sich nach den Vorschriften über die Zwangsvollstreckung für nicht vertretbare Handlungen gemäß § 888 ZPO (BGH, Beschluß vom 11.5.2006I ZB 94/05). Danach kann das Prozessgericht des ersten Rechtszuges den Vermieter durch Zwangsgeld oder durch Zwangshaft dazu anhalten, die ausstehende Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

In einem bestehenden Mietverhältnis über Wohnraum steht dem Mieter darüber hinaus bis zur ordnungsgemäßen Abrechnung des Vermieters ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der laufenden Betriebskostenvorauszahlungen gemäß § 273 BGB zu (BGH, Urteil vom 29.3.2006VIII ZR 191/05). Das sollte man allerdings nur wahrnehmen, wenn der Vermieter gar keine Abrechnung erstellt hat. Gibt es hingegen Streit über die Frage, ob eine Abrechnung formell ordnungsgemäß ist, klagt man besser auf eine ordnungsgemäße Abrechnung. Andernfalls besteht die Gefahr von Mietrückständen, die zu einer Kündigung führen können, wenn der Vermieter recht hat.

Ist das Mietverhältnis bereits beendet, kann der Mieter kein Zurückbehaltungsrecht mehr geltend machen. In diesem Fall kann er stattdessen nach der Rechtsprechung des BGH die vollständige Rückzahlung der im noch nicht abgerechneten Zeitraum geleisteten Abschlagszahlungen verlangen (BGH, Urteil vom 9.3.2005VIII ZR 57/04). Er ist nicht gehalten, zuerst auf Erteilung der Abrechnung zu klagen und diese zu vollstrecken. In einem solchen Fall hindert die Rechtskraft eines der Klage des Mieters stattgebenden Urteils den Vermieter nicht daran, über die Betriebskosten nachträglich abzurechnen und eine etwaige Restforderung einzuklagen (BGH, Urteil vom 9.3.2005VIII ZR 57/04)Holt der Vermieter die Abrechnung schließlich nach, greift zugunsten des Mieters allerdings die Ausschlussfrist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ein, so dass der Vermieter keine Nachforderung über die Summe der Vorauszahlungen hinaus verlangen kann. 

Die Möglichkeit der Rückforderung der Vorauszahlungen gilt aber nicht für die Jahre, für welche die Abrechnungsfrist noch während des Bestehens des Mietvertrags abgelaufen war (BGH, Urt. v. 26.9.2012 – VIII ZR 315/11). Hier sei der Mieter nicht schutzwürdig, weil er während der Dauer des Mietverhältnisses die Möglichkeit hatte, den Abrechnungsanspruch durch Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts an den laufenden Vorauszahlungen durchzusetzen. In diesem Fall muss er im Wege der Abrechnungsklage vorgehen.

Bild: XtravaganT / Fotolia

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