Die Jahresabrechnung

Inhalt:
  1. Inhalt der Jahresabrechnung
  2. Die Ausgaben in der Jahresabrechnung
  3. Die Einnahmen in der Jahresabrechnung
  4. Der Umlagemaßstab
  5. Erwerber
  6. Die Kontostände
  7. Die Steuern der Wohnungseigentümergemeinschaft

Nach § 28 Absatz 3 WEG hat der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahrs eine Abrechnung aufzustellen. Über diese beschließen die Wohnungseigentümer nach § 28 Absatz 5 WEG durch Stimmenmehrheit.

Kommt es zu einem Verwalterwechsel, so ist die Abrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr nicht von dem ausgeschiedenen, sondern von dem neuen Verwalter anzufertigen, da die Pflicht zur Abrechnung erst nach Ablauf des Kalenderjahres entsteht. Häufig wird jedoch mit dem ausgeschiedenen Verwalter eine gesonderte Vereinbarung dahingehend getroffen, dass er die Abrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr noch anfertigt, gegebenenfalls gegen eine gesonderte Vergütung.

1. Inhalt der Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung ist eine vollständige, geordnete und übersichtliche Aufstellung aller im Kalenderjahr angefallenen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft. Damit sie gut nachvollziehbar ist sollte sie sich an der Gliederung des Wirtschaftsplanes orientieren.

Wie der Wirtschaftsplan besteht die Jahresabrechnung aus der Gesamtjahresabrechnung und den Einzeljahresabrechnungen. In den Einzeljahresabrechnungen sind die insgesamt angefallenen Kosten nach dem für die Eigentümergemeinschaft geltenden Umlagemaßstab auf die einzelnen Wohnungseigentümer zu verteilen. Der Beschluss über die Jahresabrechnung sollte sich daher ausdrücklich auf die Gesamtjahresabrechnung und die Einzeljahresabrechnungen beziehen. Erst aus den beschlossenen Einzeljahresabrechnungen ergibt sich ein Anspruch der Eigentümergemeinschaft auf eine Nachzahlung, wenn die Hausgelder nicht ausreichend waren (Daran ändert auch die Anfechtung der Jahresabrechnung nichts, näheres dazu in unserem Beitrag „Die Beschlussanfechtung”).

Die Jahresabrechnung ist eine Einnahmen- und Ausgabenabrechnung. Es sind daher alle Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, die in dem Kalenderjahr über die Konten der Eigentümergemeinschaft geflossen sind. Auf den Zweck und die Rechtmäßigkeit insbesondere der Ausgaben kommt es dabei nicht an. Jede Ausgabe ist bei der Jahresabrechnung zu berücksichtigen, unabhängig davon, ob sie ordnungsgemäß auf der Grundlage eines Eigentümerbeschlusses erfolgt ist, ob sie unberechtigterweise mit Mitteln der Gemeinschaft bezahlt worden ist (BGH, Urteil vom 4.3.2011 – V ZR 156/ 10) oder ob es sich gar um ein strafrechtlich relevantes Verhalten des Verwalters handelt. Der gleiche Grundsatz gilt für die Einnahmen. Jede Einnahme ist in die Abrechnung aufzunehmen, unabhängig davon, ob sie der Eigentümergemeinschaft tatsächlich zusteht.

Dieses Prinzip gilt auch für die Einzeljahresabrechnung. Auch in ihr sind nur die tatsächlich geleisteten anteiligen Zahlungen (Diese ergeben sich automatisch bei der Anwendung des Umlagemaßstabes auf die Gesamtjahresabrechnung) und die tatsächlich geleisteten Hausgelder aufzunehmen und der Saldo zu bilden. Hausgeldrückstände haben in der Einzelabrechnung nichts zu suchen. Sie sind gesondert aufzuführen.

Vom Prinzip der Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss allerdings bei den Heiz- und Warmwasserkosten abgewichen werden. Nach § 3 der HeizkostenV sind deren Vorschriften auf Wohnungseigentum anzuwenden unabhängig davon, ob durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer abweichende Bestimmungen über die Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser getroffen worden sind. Die Vorgaben der HeizkostenV sind insoweit zwingend und gehen auch den Regelungen des WEG vor. Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen daher der Heizkostenverordnung entsprechend verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Die Jahresabrechnung ist kein Jahresabschluss wie bei einem Unternehmen, da sie nicht die Aufgabe hat, den wirtschaftlichen Erfolg der Eigentümergemeinschaft zu ermitteln. Daher sind zukünftig zu erwartenden Ausgaben, eine Abschreibung oder bereits fällige, aber noch nicht realisierte Einnahmen nicht mit aufzunehmen. Auch Hausgeldrückstände der Wohnungseigentümer dürfen in der Jahresabrechnung nicht berücksichtigt werden (BayObLG, Beschluss vom 10.4.2002, 2 Z BR 70/ 01). Das heißt nicht, dass die Gemeinschaft nicht über solche Rückstände informiert werden muss. Aber eben nicht in der Abrechnung.

2. Die Ausgaben in der Jahresabrechnung

Hinsichtlich der Ausgaben in der Jahresabrechnung wird auf die Ausführungen in Ziffer 2. des Beitrages zum Wirtschaftsplan verwiesen.

Um die Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen in Anspruch nehmen zu können  (Näheres dazu in unserem Beitrag „Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen”), benötigen die Eigentümer eine entsprechende Bescheinigung des Verwalters.

3. Die Einnahmen in der Jahresabrechnung

Bei den Einnahmen sind insbesondere die Wohngeldzahlungen der Eigentümer aufzuführen. Aber auch Versicherungsleistungen (Zum Beispiel aus der Gebäudeversicherung), Zinserträge für die Guthaben auf den Konten der Gemeinschaft, Kostenerstattungen im Rahmen von Gerichtsverfahren und Bareinnahmen aus der Bewirtschaftung von Gemeinschaftseinrichtungen (Münzgeld aus dem Waschkeller) sind aufzunehmen.

4. Der Umlagemaßstab

Nach § 16 Absatz 2 WEG ist jeder Wohnungseigentümer den anderen Wohnungseigentümern gegenüber verpflichtet, die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und eines gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Verhältnis seines im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteils zu tragen. In der Teilungserklärung können jedoch andere Umlagemaßstäbe festgelegt werden. So kann beispielsweise für die Kosten des Kabelanschlusses eine Umlage nach der Anzahl der Wohneinheiten vereinbart werden.

Die Wohnungseigentümer können außerdem gemäß § 16 Absatz 3 WEG durch Stimmenmehrheit beschließen, dass die Betriebskosten des gemeinschaftlichen Eigentums, die nicht unmittelbar gegenüber Dritten abgerechnet werden, und die Kosten der Verwaltung nach Verbrauch oder Verursachung erfasst und nach diesem oder nach einem anderen Maßstab verteilt werden, soweit dies ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht. Die Änderung muss jedoch durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt sein, so zum Beispiel den nachträglichen Einbau von Wasserzählern.

Die Wohnungseigentümer können nach § 16 Absatz 4 WEG im Einzelfall zur Instandhaltung oder Instandsetzung oder zu baulichen Veränderungen oder Aufwendungen im Sinne des § 22 Abs. 1 und 2 durch Beschluss die Kostenverteilung abweichend regeln, wenn der abweichende Maßstab dem Gebrauch oder der Möglichkeit des Gebrauchs durch die Wohnungseigentümer Rechnung trägt. Der Beschluss zur Regelung der abweichenden Kostenverteilung bedarf einer Mehrheit von drei Viertel aller stimmberechtigten (Also der im Grundbuch eingetragenen, nicht nur der in der Versammlung anwesenden)  Wohnungseigentümer im Sinne des § 25 Abs. 2 WEG und mehr als der Hälfte aller Miteigentumsanteile. Durch den Bezug auf § 25 Absatz 2 WEG wird dabei das Stimmrecht über das sogenannte „Kopfprinzip“ definiert. Da dies gemäß § 16 Absatz 5 WEG nicht durch Vereinbarung eingeschränkt oder ausgeschlossen werden kann, ist die Anwendung des Kopfprinzips zwingend. Sind in einer Teilungserklärung abweichend von § 25 Absatz 2 WEG das Stimmrecht nach Einheiten (Objektprinzip) oder nach Miteigentumsanteilen (Wertprinzip) vereinbart, dann gilt dies nicht für Beschlüsse nach § 16 Absatz 4 WEG.

Änderungen des Umlagemaßstabes können immer nur mit Wirkung für die Zukunft beschlossen bzw. vereinbart werden. Für schon abgeschlossene Jahre geht der Vertrauensschutz vor. Die Änderung eines Kostenverteilungsschlüssels kann daher auch nicht durch eine Jahresabrechnung beschlossen werden. Würde beim Beschluss über eine Jahresabrechnung ein neuer Verteilerschlüssel verwendet, wäre dies anfechtbar (BGH, Urt. vom 9.7.2010, V ZR 202/ 09).

5. Erwerber

Wie in dem Beitrag zum Wirtschaftsplan dargestellt, schuldet der Erwerber einer Eigentumswohnung die Hausgeldvorauszahlungen erst ab dem Zeitpunkt, an dem er als Eigentümer im Grundbuch eingetragen wird. Für rückständige Hausgeldvorauszahlungen des Verkäufers haftet der Erwerber nicht. Diese werden in der Regel dadurch ausgeglichen, dass der Verwalter die für die Abwicklung des Kaufvertrages erforderliche Verwalterzustimmung unter der Auflage erteilt, dass die Hausgeldrückstände  des Verkäufers aus dem Kaufpreis beglichen werden. Wenn es im Laufe des Wirtschaftsjahres daher zu einem Eigentümerwechsel kommt, sollte es zumindest aus der Zeit des vorherigen Eigentümers keine Hausgeldrückstände geben. Diese dürften dem Erwerber auch nicht über den Umweg der Einzeljahresabrechnung auferlegt werden. Die Abrechnung müsste in diesem Fall vielmehr ausnahmsweise die Sollzahlungen des Verkäufers ausweisen. Um den Saldo muss sich der Verwalter außerhalb der Abrechnung kümmern.

Ein weiterer Punkt, der in einem Verkaufsjahr zu beachten ist, ist die sogenannte Abrechnungsspitze. Die Abrechnungsspitze ist die Kostendifferenz, die verbleibt, wenn man von den tatsächlich entstandenen Kosten eines Sondereigentums alle Wohngeldzahlungen abzieht, die vom Verkäufer und vom Erwerber einer Eigentumswohnung im Wirtschaftsjahr hätten erbracht werden müssen. Übersteigen die tatsächlich angefallenen Kosten das Vorauszahlungssoll, dann wird die Verpflichtung zur Zahlung dieses Differenzbetrages erstmalig durch den Beschluss über die Einzelabrechnung begründet und trifft daher ausschließlich den zum Beschlusszeitpunkt im Grundbuch eingetragenen neuen Eigentümer, der gegenüber der Eigentümergemeinschaft zum Ausgleich der Abrechnungsspitze verpflichtet ist. Ob der neue Eigentümer gegen den alten Eigentümer einen Anspruch auf anteiligen Ausgleich dieses Betrages hat, betrifft nur das interne Verhältnis zwischen dem alten und dem neuen Eigentümer und wird in der Regel im Kaufvertrag über die Wohnung geregelt. Gleiches gilt für ein Guthaben, dass sich aus dem Vergleich zwischen den Soll-Hausgeldzahlungen und den tatsächlichen Kosten zugunsten des neuen Eigentümers ergibt.

6. Die Kontostände

Zur Jahresabrechnung gehört auch die Darstellung der Geldbestände der Eigentümergemeinschaft. Dazu gehören die Bankkonten und die Bestände von Barkassen wie einer Hausmeisterkasse oder der Erträge von gemeinschaftlichen Waschmaschinen und Trocknern. Es sind dabei der Anfangs- und der Endstand sowie die Zu- und Abflüsse des Wirtschaftsjahres aufsaldiert anzugeben. Dadurch kann die rechnerische Schlüssigkeit zwischen den Einnahmen und Ausgaben einerseits und den Kontoständen andererseits überprüft werden.

7. Die Steuern der Wohnungseigentümergemeinschaft

Wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft Einkünfte erzielt, muss sie auch Steuern zahlen (Näheres zum Thema in unserem Bereich „Wohnungssteuerrecht”). Die meisten Eigentümergemeinschaften erzielen Einkünfte, beispielsweise aus Kapitalvermögen durch die zinsbringende Anlage der Instandhaltungsrücklage oder Einkünfte aus der Vermietung und Verpachtung von Gemeinschaftseigentum (Dachflächen für Mobilfunkantennen, Hauswände zu Werbezwecken, Gemeinschaftsräume für Feierlichkeiten). Manche Wohnungseigentümergemeinschaften bauen Photovoltaikanlagen auf die Dächer und erzielen so Einkünfte durch die Einspeisevergütungen.

In den meisten Fällen ist es Sache des Verwalters, die steuerlichen Verpflichtungen der Eigentümergemeinschaft zu erfüllen, insbesondere die vorgeschriebenen Erklärungen abzugeben (§ 149 Abgabenordnung (AO)) und die Zahlungen zu leisten. Als Vermögensverwalter im Sinne des § 34 Absatz 3 AO haben sie die steuerlichen Pflichten der Eigentümergemeinschaft zu erfüllen. Nach § 69 AO kann das auch zu einer persönlichen Haftung des Verwalters für die steuerlichen Pflichten der Eigentümergemeinschaft führen, wenn Steuern infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihnen auferlegten Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt oder soweit infolgedessen Steuervergütungen oder Steuererstattungen ohne rechtlichen Grund gezahlt werden.

Die gemeinschaftlichen Einkünfte der Wohnungseigentümergemeinschaft müssen grundsätzlich vom Finanzamt nach § 180 Absatz 2.a) AO gesondert festgestellt werden. Hinsichtlich der Zinseinkünfte aus der Instandhaltungsrücklage wird von der gesonderten Feststellung in der Regel wegen geringer Bedeutung gemäß § 180 Absatz 3 Nummer 2 AO abgesehen. Hier nimmt der Verwalter die Zurechnung der Einnahmen und der Zinsabschlagssteuer mit der Jahresabrechnung selbst vor. Die Zinsabschlagssteuer ist eine Quellensteuer, bei der die Bank von den Zinsen den Steuerbetrag einbehält und an das Finanzamt abführt. Der verbleibende Rest wird dem Konto der Eigentümergemeinschaft gutgeschrieben. Da der Zinsabschlag nicht vom Konto der Eigentümergemeinschaft abfließt, ist er auch nicht in die Abrechnung mit aufzunehmen. Unabhängig davon kann jeder Wohnungseigentümer vom Verwalter eine Bescheinigung über seinen Anteil an der Zinsabschlagssteuer verlangen, um diesen bei seiner persönlichen Steuererklärung zu verwenden.

Bild: fotodo / Fotolia

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