E-Mails schreiben

E-Mails sind, wie das Wort schon sagt, elektronische Briefe. Grundsätzlich gelten daher für sie die gleichen Vorgaben wie für Briefe. Wir verweisen daher auf die Ausführungen des vorherigen Beitrages. Zusätzlich sollte man die folgenden Hinweise beachten.

E-Mails haben viele Vorteile. Sie sind spontan und schnell geschrieben, preisgünstiger als Briefe (kein Papier, kein Porto, in der Regel weniger Arbeitsaufwand), sie erleichtern kollaboratives Arbeiten und sie ermöglichen es dem Empfänger, sich mit der Angelegenheit zu befassen, wann es bei ihm zeitlich passt. Da sie den Anforderungen der Textform entsprechen, sind sie im wohnungswirtschaftlichen Bereich vielfältig einsetzbar (Mehr dazu in unserem Beitrag „Form”)

Die Schnelligkeit ist aber auch eines der Probleme der E-Mail. Man nimmt sich nicht mehr die Zeit, sauber zu recherchieren, gründlich über den Text nachzudenken und sorgfältig zu formulieren. Außerdem schreibt man manches, was als Brief ungeschrieben bliebe. Spontanität kommt häufig unbedacht daher. Man sollte daher bei allen Vorteilen behutsam und vorsichtig mit dem Instrument E-Mail umgehen. Unangebracht sind in diesem Zusammenhang Prioritätshinweise, die zum sofortigen Lesen auffordern oder die Bitte um eine Empfangsbestätigung. Wenn eine E-Mail so wichtig ist, dass der Empfänger sie sofort lesen muss oder der Absender eine umgehende Antwort erwartet, dann sollte man dies vorab telefonisch mit dem Empfänger klären. Oder man nimmt wie bei einem Brief einen Hinweis mit Datum mit auf und fragt dann telefonisch nach, wenn zu diesem Datum noch keine Antwort vorliegt.

Im privaten Bereich bleiben in E-Mails häufig gesellschaftliche und grammatische Konventionen unbeachtet. Man gewöhnt sich einen lockeren Umgangston an, duzt sich, nutzt Smileys und Akronyme. In der geschäftlichen Korrespondenz per E-Mail ist dies nicht angebracht. Vielmehr sind auch E-Mails im Geschäftsverkehr wie Briefe korrekt nach den Regeln der deutschen Grammatik und Rechtschreibung, mit förmlicher Anrede und dem für Schreiben im Unternehmen üblichen Gruß zu verfassen. Jede E-Mail erhält einen aussagekräftigen Betreff. Ein oder zwei Wörter genügen in den meisten Fällen. An das Ende jeder E-Mail gehören die wichtigsten Informationen zur Identifikation des Absenders, wie sie auch auf einem Briefbogen zu finden sind: Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail-Adresse, Homepage, bei Handelsunternehmen oder Genossenschaften die Registerangaben, Angaben zur Vertretung des Unternehmens, Steuernummern und Kontoverbindungen. Bei den bekannten Mailprogrammen besteht die Möglichkeit, diese Informationen in einer Datei zu speichern und automatisch zu jeder E-mail einlesen zu lassen.

Auf Formatierungen sollte verzichtet werden, da dies bei unterschiedlichen Mailprogrammen zu Problemen bei der Darstellung führen kann. Wenn es auf die Formatierung ankommt, dann sollte man ein PDF-Dokument als Anhang einer E-Mail versenden. Dieses Format ermöglicht es, ein Dokument so darzustellen, wie der Absender es wünscht, unabhängig von den verwendeten Programmen und Druckern. Anhänge enthalten aber manchmal Viren oder andere Schadsoftware. Man sollte sie daher nur versenden, wenn dies mit dem Empfänger besprochen ist.

Bei großen Anhängen, vor allem bei Mediendateien wie Filmen oder Fotografien, sollte man vorab klären, wie groß die Datei sein darf, da es in manchen Firmen technische Restriktionen gibt. Besser ist es in vielen Fällen, lediglich einen Link auf eine Webseite oder zu einem Speicherdienst wie Dropbox zu versenden.

Bild: slako / Fotolia

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