Die Formalien der Betriebskostenabrechnung

Inhalt:
  1. Der Absender der Betriebskostenabrechnung
  2. Der Empfänger der Betriebskostenabrechnung
  3. Das Objekt der Betriebskostenabrechnung
  4. Die Mitteilung der Betriebskostenabrechnung
  5. Fazit

Betriebskostenabrechnungen müssen dem Mieter vom Vermieter binnen Jahresfrist nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes mitgeteilt werden. Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB. Eine bestimmte Form der „Mitteilung” schreibt das Gesetz nicht vor.

Wie in unserem Beitrag zur Form von Texten näher ausgeführt gilt im Mietrecht der Grundsatz der Formfreiheit. Nach dem Wortlaut des Gesetzes könnte die Abrechnung daher auch mündlich mitgeteilt werden. Dann könnte der Mieter jedoch seine Prüfrechte faktisch nicht wahrnehmen. Nach herrschender Ansicht muss die Betriebskostenabrechnung daher schriftlich vorgelegt werden. Der Mieter hat daher einen Anspruch auf eine Einzelabrechnung, die er zu seinen Unterlagen nehmen kann (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil H, Rn. 109).

Schriftlichkeit bedeutet allerdings nicht, dass die Schriftform nach § 126 BGB mit der eigenhändigen Unterschrift eingehalten werden muss. Dafür fehlt die gesetzliche Anordnung. Es ist auch nicht erforderlich, um dem Mieter die Prüfung der Abrechnung zu ermöglichen. Es reicht daher jede Form, die die Abrechnung dauerhaft festhält. Es genügt daher auch, wenn der Vermieter die Abrechnung per Telefax oder E-Mail übersendet.

In den meisten Fällen werden Betriebskostenabrechnungen in Deutschland ausgedruckt auf Papier in Textform nach § 126b BGB mitgeteilt. Das genügt den gesetzlichen Formerfordernissen und den Prüfrechten der Mieter. Man könnte den Mietern die Abrechnung aber auch per E-Mail übersenden oder sie für sie auf einer Website zur Verfügung stellen.

Im sozialen Wohnungsbau ist nach § 20 Abs. 4 Satz 1 NMV, § 4 Abs. 7 und 8 NMV und § 10 WoBindG eine schriftliche Abrechnung erforderlich. Hat der Vermieter aber seine Erklärung mit Hilfe automatischer Einrichtungen gefertigt, was die Regel sein dürfte, so bedarf es nach § 10 Absatz 1 Satz 5 WoBindG nicht seiner eigenhändigen Unterschrift. Bei der von einer juristischen Person nach § 10 Absatz 1 Satz 5 WoBindG abgegebenen „Erklärung mit Hilfe automatischer Einrichtungen” genügt die Angabe des Namens der juristischen Person; der Nennung der natürlichen Person, die die Erklärung abgefasst oder veranlasst hat, bedarf es nicht (BGH, Urteil vom 7. 7. 2010VIII ZR 321/09). 

1. Der Absender der Betriebskostenabrechnung

Es muss für den Mieter erkennbar sein, dass die Betriebskostenabrechnung von seinem Vermieter kommt. Dies ist unproblematisch, wenn die Mitteilung vom Vermieter selbst stammt. Hier weiß der Mieter in der Regel aus dem Mietvertrag, wer sein Vertragspartner ist. Bei der Abrechnung durch eine juristische Person (Z.B. eine GmbH, eine AG oder eine Genossenschaft) braucht auch kein Vertretungsberechtigter angegeben zu werden, weil Vertragspartner die juristische Person selbst ist. Trotzdem sollte der zuständige Sachbearbeiter mit seinen Kontaktdaten benannt werden, damit der Mieter erkennen kann, wer für das Schreiben verantwortlich ist und an wen er sich bei Nachfragen oder Einwänden wenden kann.

Wurde die Wohnung verkauft oder versteigert und ist das Eigentum auf den Erwerber übergegangen, so bleibt für alle Abrechnungsjahre, die im Zeitpunkt des Eigentumsübergangs bereits abgeschlossen waren, der bisherige Eigentümer zuständig (BGH, Urteil vom 3.12.2003VIII ZR 168/03). Für die Abrechnungsjahre, die noch nicht abgeschlossen waren, bleibt es bei dem Grundsatz, dass eine einheitliche Abrechnung für das Abrechnungsjahr zu erstellen ist. Für die ist der neue Eigentümer zuständig (BGH, Urteil vom 14.9.2000III ZR 211/99), da die Abrechnungspflicht nach § 566 BGB auf ihn übergeht. Fand der Eigentumswechsel beispielsweise am 1. Juli 2017 statt, so hat der bisherige Eigentümer die Betriebskosten für die Jahre bis einschließlich 2016 abzurechnen. Der neue Eigentümer ist für die Abrechnung der Jahre ab 2017 zuständig.

Der entscheidende Zeitpunkt ist nach § 566 BGB der Eigentumsübergang im Grundbuch. Die bloße Vereinbarung eines „Nutzen- und Lastenwechsels” zwischen den Kaufvertragsparteien im notariellen Kaufvertrag oder die Eintragung einer Auflassungsvormerkung nach § 885 BGB lässt die Vermieterstellung des Verkäufers unberührt. Endet ein Mietverhältnis im Abrechnungsjahr vor dem Eigentumsübergang, bleibt daher ausnahmsweise der Verkäufer für die Abrechnung zuständig, da ein Vermieterwechsel nicht stattfindet.

Damit er die Abrechnung für das Jahr des Eigentumswechsels erstellen kann, benötigt der neue Eigentümer die Belege aus der Zeit vor seiner Grundbucheintragung. Das regelt man am besten schon im Kaufvertrag. Zur Not muss der Erwerber den Verkäufer verklagen oder sich Rechnungskopien beschaffen, was jedoch nur selten z.B. bei Zwangsversteigerungen zum Problem wird. In der Regel verpflichtet der Erwerber die gleiche Hausverwaltung wie der Verkäufer oder beauftragt gleich den Verkäufer damit, für das Verkaufsjahr noch die Abrechnung zu erstellen.

Wer die Vorauszahlungen und den Saldo erhält, ist für die Einheitlichkeit der Abrechnungspflicht gegenüber dem Mieter ohne Bedeutung. In der Regel werden die Salden zeitanteilig zwischen Verkäufer und Erwerber geteilt und entsprechende Regelungen im Kaufvertrag getroffen.

Lässt der Vermieter die Abrechnung durch eine Hausverwaltung erledigen, muss aus der Abrechnung erkennbar sein, dass für den Vermieter abgerechnet wird. In der Regel muss die Hausverwaltervollmacht nicht beigefügt werden (Näheres in unserem Beitrag zur Vollmacht).

2. Der Empfänger der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist an alle Mieter zu richten, bei Eheleuten also an den Ehemann und die Ehefrau. Dies wird auch nicht durch eine Empfangsvollmacht ersetzt (LG Frankfurt a.M., Urteil vom 2.12.20082-17 S 63/08), die ansonsten aber möglich ist (Näheres in unserem Beitrag zur Vollmacht).

Auch wenn der Mieter mittlerweile aus der Wohnung ausgezogen ist, muss er für das Auszugsjahr eine Betriebskostenabrechnung bekommen. Er hat allerdings keinen Anspruch auf eine Zwischenabrechnung. Wenn der Mieter beispielsweise am 30. Juni 2017 ausgezogen ist, so hat der Vermieter ihm gegenüber die Betriebskosten für  2017 bis zum 31.12.2018 anteilig abzurechnen (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 32). Der neue Mieter bekommt auch eine (anteilige) Abrechnung für 2017. 

3. Das Objekt der Betriebskostenabrechnung

Schließlich muss sich aus der Abrechnung ergeben, für welche Wohnung sie gilt. Das kann durch eine Beschreibung der Lage der Wohnung erfolgen. In den meisten Fällen erfolgt die Individualisierung der Wohnung mittlerweile durch die Mietvertragsnummer, die bei der Eingabe der Stammdaten bei Abschluss des Mietvertrages von den gängigen Programmen zur Immobilienbewirtschaftung vergeben wird.

Wenn eine der vorgenannten Formalien der Betriebskostenabrechnung nicht eingehalten wird, ist sie unwirksam, selbst dann, wenn sie inhaltlich korrekt sein sollte.

4. Die Mitteilung der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist dem Mieter mitgeteilt worden, wenn sie ihm zugegangen ist. Die rechtzeitige Absendung der Abrechnung durch den Vermieter genügt nicht (BGH, Urteil vom 21.1.2009VIII ZR 107/08). Der Zugang der Betriebskostenabrechnung ist zu dem Zeitpunkt als bewirkt anzusehen, zu dem sie dem Mieter übergeben oder in seinen Briefkasten eingeworfen wird, wenn mit einer baldigen Leerung zu rechnen ist. Wird die Abrechnung z.B. am späten Abend in den Briefkasten eines Mieters eingeworfen, so gilt sie erst am nächsten Tag als zugegangen, da abends oder nachts niemand mehr damit rechnen kann, dass der Briefkasten geleert wird. Dies ist dann von Bedeutung, wenn die Abrechnungsfrist bis auf den letzten Tag ausgenutzt wird und sich ein Nachzahlungsbetrag ergeben hat. Der Einwurf in den Briefkasten reicht dann nach den üblichen Leerungszeiten nicht mehr aus. Dann hilft nur noch die persönliche Übergabe an der Wohnungstür.

Nachweis des Zugangs der Betriebskostenabrechnung

Es kommt nicht oft vor, dass der Zugang einer Betriebskostenabrechnung bestritten wird. Aber es kommt vor, weshalb man leider in allen Fällen Vorkehrungen treffen muss, um den Zugang nachweisen zu können, jedenfalls dann, wenn sich ein Nachzahlungsbetrag ergeben hat und es deshalb auf die Einhaltung der Frist ankommt. Allgemeines zum Thema finden Sie in unserem Beitrag zum Zugang eines Textes.

Abrechnungen mit einem Guthaben werden die Mieter immer bekommen. Und wenn ausnahmsweise doch nicht, hat der Umstand, dass man den Zugang innerhalb der Frist nicht nachweisen kann, keine rechtlichen Konsequenzen. Bei den Abrechnungen, die zu einer Nachzahlung führen, ist der Vermieter nach § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB mit seiner Forderung ausgeschlossen, wenn er nicht nachweisen kann, dass der Mieter die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist bekommen hat.

Die einfachste und sicherste Methode ist die Zustellung per Boten. Dies ist innerhalb derselben Ortschaft bei den eigenen Wohnungen kaum teurer, berechenbarer und sicherer als per Post. Der Bote sollte sich das Schriftstück ansehen und auf einer Zweitschrift den Einwurf dieses Schreibens in den Briefkasten des Mieters durch seine Unterschrift bestätigen. Die Uhrzeit sollte mit angegeben werden. Im Fall des Falles kann diese Bestätigung in einen Gerichtsprozess eingeführt werden. Wird der Zugang danach immer noch bestritten, wird der Bote vom Gericht als Zeuge gehört. Als Boten kommen neben Taxifahrern oder gewerblichen Kurierdiensten auch eigene Mitarbeiter wie z.B. der Hausmeister einer Wohnanlage in Betracht. Solange diese nicht als notorische Lügner gerichtsbekannt sind, spricht überhaupt nichts dagegen.

Bei den verzogenen Mietern reicht in der Regel die Übersendung mit der Post. Bedient man sich zur Beförderung der Abrechnung allerdings der Post, wird diese insoweit als Erfüllungsgehilfe des Vermieters tätig; in einem solchen Fall hat der Vermieter ein Verschulden der Post gemäß § 278 Satz 1 BGB  zu vertreten (BGH, Urteil vom 21.1.2009VIII ZR 107/08). Behauptet der Mieter also, die Abrechnung nicht bekommen zu haben, reicht es nicht aus, wenn man nachweisen kann, dass man sie abgeschickt hat. Man trägt nämlich auch das Risiko, dass sie auf dem Postweg verloren geht. Will man auf Nummer Sicher gehen sollte man daher eine Übersendungsart wählen, bei der man einen Zugangsnachweis bekommt, zum Beispiel ein Einwurfeinschreiben (Näheres in unserem Beitrag zum Zugang von Texten). Bei geringen Nachzahlungsbeträgen kann man selbst darauf verzichten und sie mit normaler Post versenden. Das Risiko ist so minimal, dass es den zusätzlichen Portoaufwand bei 20 oder 30 € Nachzahlung nicht rechtfertigt. Nur bei großen Nachzahlungsbeträgen sollte man per Übergabeeinschreiben sicherstellen, dass man auf jeden Fall einen Zugangsnachweis hat.

Der beste Schutz gegen Zugangsprobleme sind ausreichende Vorauszahlungen und eine frühzeitige Abrechnung, die noch zeitliche Spielräume zum Prüfen und Reagieren lässt.

Annahmeverweigerung und Zugangsvereitelung

Oft rechnen Vertragspartner damit, demnächst eine Betriebskostenabrechnung zu erhalten. Wer als Mieter mit einer Nachzahlung rechnet, könnte der Versuchung erliegen, den Zugang der zu erwartenden Abrechnung zu vereiteln. Hierzu sei angemerkt, dass dies nichts nützt. Bei einer grundlosen Annahmeverweigerung oder einer sonstigen Zugangsvereitelung wie z.B. dem Entfernen des Namensschildes vom Briefkasten und einem dadurch vereitelten oder verspäteten Zugang einer Betriebskostenabrechnung muss sich der Mieter so behandeln lassen, als wäre die Abrechnung zu dem Zeitpunkt der Annahmeverweigerung bzw. sonstigen Zugangsvereitelung zugegangen. Dies ergibt sich aus § 162 BGB. Die Vorschrift lautet wie folgt:

§ 162 Verhinderung oder Herbeiführung des Bedingungseintritts 

(1) Wird der Eintritt der Bedingung von der Partei, zu deren Nachteil er gereichen würde, wider Treu und Glauben verhindert, so gilt die Bedingung als eingetreten. 

(2) Wird der Eintritt der Bedingung von der Partei, zu deren Vorteil er gereicht, wider Treu und Glauben herbeigeführt, so gilt der Eintritt als nicht erfolgt. 

Es ergibt sich auch aus § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB, da man in diesen Fällen davon ausgehen muss, dass der Vermieter den verspäteten Zugang der Abrechnung nicht zu vertreten hat.

Dabei muss man jedoch beachten, dass der Zugang in jedem Fall erfolgen muss, wenn auch ggfls. verspätet.

Das größere Risiko für den Vermieter besteht darin, dass der Mieter später einfach behauptet, er habe keine Abrechnung bekommen. Davon erfährt der Vermieter frühestens im Prozess um die Nachzahlung. Anders als bei der Zugangsvereitelung handelt es sich dabei jedoch schon um kriminelles Verhalten des Mieters, gegen das in der Regel kein Kraut gewachsen sein dürfte. Hier hilft bei größeren Nachzahlungen nur ein Zugangsnachweis. Kleinere Nachzahlungen sollte man ausbuchen.

Unbekannte Verzugsadresse

Manchmal entsteht ein Problem dadurch, dass dem Vermieter die neue Anschrift des Mieters nach dessen Auszug nicht bekannt ist. Sie muss erst ermittelt werden mit der Folge, dass die Abrechnung den Mieter erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erreicht. Endet die Abrechnung mit einer Nachforderung des Vermieters, stellt sich die Frage, ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass der Vermieter nach § 556 BGB der Schuldner der Abrechnungspflicht ist. Als Schuldner hat er alles zu veranlassen, was zur Erfüllung der Schuld, dem Eingang der Abrechnung beim Mieter, notwendig ist. Er muss mithin tätig werden, um vom Mieter rechtzeitig dessen neue Anschrift zu erfahren (Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht, Teil G, Rn. 67). Im Normalfall erfährt der Vermieter die neue Anschrift des Mieters bei der Wohnungsabnahme. In jedem gängigen Formular ist ein Feld dafür vorgesehen. Unabhängig davon hat der Vermieter die Pflicht, den Mieter nach seiner neuen Anschrift zu fragen. Man sollte dies auch schon in der Kündigungsbestätigung machen.

Hat der Mieter noch keine neue Anschrift oder gibt er sie dem Vermieter nicht bekannt, muss der Vermieter trotzdem versuchen, über eine Postanfrage oder eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt eine neue Anschrift in Erfahrung zu bringen. Gleiches gilt, wenn es keine förmliche Abnahme gibt, weil der Mieter bei Nacht und Nebel auszieht und dem Vermieter den Schlüssel per Post zukommen läßt. Die Anschriftenermittlung darf auch nicht erst kurz vor Ende des betreffenden Abrechnungsjahres erfolgen. Häufig wird der Mieter auch ein eigenes Interesse haben, da der Vermieter noch über die Kaution abrechnen muss. Ansonsten behält man die Kaution einfach so lange, bis der Mieter sich mit neuer Adresse meldet.

Bekommt man auf keinem der beschriebenen Wege heraus, wo der Mieter wohnt, kann davon ausgegangen werden, dass eine Verspätung der Mitteilung der Betriebskostenabrechnung seitens des Vermieters nicht zu vertreten ist. Wichtig ist, die einzelnen Schritte gut in der Mieterakte zu dokumentieren.

Hat der Mieter dem Vermieter eine neue Adresse mitgeteilt, erweist sich diese aber als nicht oder nicht mehr zutreffend, gelten die gleichen Obliegenheiten für den Vermieter. Allerdings wird man in diesem Fall nicht von ihm verlangen können, vor dem Versand der Abrechnung noch eine Anschriftenprüfung durchzuführen, da es in diesem Fall keinen Anlass dafür gibt. Gerät er dann durch die Anschriftenprüfung in das Folgejahr, so hat er das nicht zu vertreten.

5. Fazit:

Anders als bei Kündigungen ist der Zugang der alljährlichen Betriebskostenabrechnungen wegen der schieren Masse eine logistische Herausforderung. Desweiteren ergibt sich ein Problem daraus, dass eine nicht unerhebliche Anzahl an Betriebskostenabrechnungen an verzogene Mieter zugestellt werden muss. Es empfiehlt sich daher eine differenzierte Betrachtungsweise.

Den Mietern in den eigenen Beständen sollte man die Betriebskostenabrechnungen per Boten zukommen lassen. Das kann in der Regel der Hauswart erledigen.

Bei verzogenen Mietern kann man unterscheiden. Bei Guthaben oder nur geringen Nachzahlungen reicht der Zugang mit normaler Post. Das Risiko, dass der Zugang bei einer solchen Abrechnung bestritten wird, ist relativ gering. Bei hohen Nachzahlungen sollte man jedoch auf einen sicheren Zugangsnachweis achten und beispielsweise per Einschreiben versenden.

Aus seiner Abrechnungspflicht schuldet der Vermieter dem Mieter den Zugang der Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Er hat daher dafür Sorge zu tragen, dass ihm die rechtzeitige Erfüllung seiner Pflicht möglich ist. Er verstößt fahrlässig gegen seine Verpflichtung, wenn er sich im Zusammenhang mit der Beendigung des Mietverhältnisses und dem Auszug des Mieters nicht um dessen neue Anschrift bemüht. Dass ihm der Mieter nicht von sich aus seine neue Adresse mitteilt, vermag den Vermieter nicht zu entlasten. Zeitliche Verzögerungen aus anschließender Anschriftenermittlung muss sich der Vermieter zurechnen lassen. Ausgenommen sind die Fälle, in denen es der Mieter dem Vermieter bewusst unmöglich macht, mit ihm über eine neue Anschrift oder auf sonstige Weise Kontakt aufzunehmen.

Bild: morganka / Fotolia

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