Gestaltungsrichtlinien

Auch in der Wohnungswirtschaft versuchen die Unternehmen mittlerweile einheitlich und wiedererkennbar aufzutreten. Dazu entwickeln sie Richtlinien mit Vorgaben für ihr Erscheinungsbild, mit Wort- und Textmarken, Logo sowie einer vorgegebenen Auswahl an Farben, Schriften und Layouts für gedruckte Texte und Webseiten. Diese Richtlinien sollten in einem Gestaltungshandbuch festgehalten werden, damit sie für die Mitarbeiter als Vorgabe und als Orientierungshilfe nachvollziehbar sind. Aber auch externen Auftragnehmern nutzen solche Gestaltungsrichtlinien. Sie vereinfachen die Arbeit, senken die Kosten und führen zu besseren Ergebnissen, weil Fragen über die Gestaltung, die Formulierung und das Aussehen von Texten bereits geklärt sind.

Die Entwicklung von Gestaltungsrichtlinien sollte man Fachleuten überlassen, die den Umgang mit Farbe und Schrift professionell beherrschen. Wie sich das Wohnungsunternehmen in Briefen, E-Mails, Verträgen, der Mieterzeitung, Annoncen oder auf der Website präsentiert, ist eine unternehmerische Entscheidung, die von der Unternehmensleitung zu treffen ist. In diese müssen die Mitarbeiter mit einbezogen werden, da man sie auf diesem Wege auch als Anwender gewinnt. Training und Beratung helfen ihnen dabei.

Jedes Wohnungsunternehmen sollte sich auf eine oder zwei Schriftarten festlegen, die das Erscheinungsbild der Texte prägen. Dies gilt für alle Texte, sowohl die informierenden, als auch die werbenden. In den meisten Unternehmen wird eine der Schriftarten verwendet, die die verwendete Software von Hause aus zur Verfügung stellt. Für andere Schriftarten müssten gesonderte Lizenzen erworben werden. Die Gestaltungsrichtlinien legen auch die Schriftgrößen für die verschiedenen Textbestandteile wie Überschriften und die Fließtexte (12 p.) sowie die Regeln für die Textauszeichnung (Fett, kursiv) fest.

Die meisten Wohnungsunternehmen haben bereits ihre Hausfarben bestimmt. Damit sind nicht die Farben gemeint, in denen die Wohngebäude gestrichen werden, obwohl auch dies ein wichtiger Aspekt der Gestaltung sein kann. Es geht dabei um die Farben, die sich im Logo, im Briefkopf, auf der Website, in Annoncen oder auch der Mieterzeitung finden. Am besten lesbar ist nach wie vor schwarze Schrift auf weißem Hintergrund. Diese Kombination kann ergänzt werden um um eine zusätzliche Farbe, um bestimmte Textstellen hervorzuheben. Diese sollte sich aus dem CD (= Corporate Design) ableiten.

Für das Lay-Out entwickelt man einen typischen Seitenaufbau, der alle Texte des Unternehmens strukturiert und an den jeweiligen Dokumenttyp angepasst wird. Vom Briefbogen über den Mietvertrag bis hin zur Informationsbroschüre ist die Gestaltung des jeweiligen Lay-outs vorgegeben und muss nicht jedes mal neu entwickelt werden. Gleiches gilt für die Gestaltung des Internetangebotes. Alles wirkt so wie aus einem Guss.

Gestaltungsrichtlinien sollten sich nicht nur mit den grafischen Aspekten der Textproduktion befassen. Auch Sprachregeln gehören in die Vorgaben für Texter. Die Sprache der Wohnungswirtschaft muss verständlich und rechtssicher sein. Was das im einzelnen heißt, sollte der einzelne Mitarbeiter oder Auftragnehmer nicht selbst entscheiden müssen. Andernfalls werden Fehler gemacht und es entsteht kein einheitliches Bild des Unternehmens. Die Sprachregeln befassen sich mit bevorzugten Wörtern und Satzkonstruktionen, mit der korrekten Schreibweise der Namen von Personen, Produkten, Firmen und Abkürzungen sowie mit Wörtern und Wortbildungen, die nicht verwendet werden sollen. „Festlegungen in Sprachfragen helfen, rechtlich und sprachlich einwandfreie Texte zu produzieren. Sie begründen eine Sprachkultur, die dem beabsichtigten Image des Unternehmens dient.” (Baumert, Professionell texten, Seite 204)

Die Gestaltungsrichtlinie besteht also aus einer Sammlung von Vorlagen und Erläuterungen für alle Formen von Texten und Bildern, die üblicherweise im Unternehmen vorkommen. Sie muss zentral gepflegt und verwahrt, aber trotzdem für alle Mitarbeiter und Auftragnehmer zugänglich sein.

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