Gliedern

Wenn das Material geordnet ist, entsteht als nächstes die Gliederung des Textes. Sie ergibt sich zum großen Teil aus den Erfordernissen, die Art und Anlass des Textes vorgeben. Kapitel, Abschnitte, Absätze, Überschriften, Aufzählungen, Hervorhebungen und andere derartige Stilmittel helfen, die innere Struktur für den Leser sichtbar zu machen, zeigen den roten Faden auf und heben Wesentliches hervor.

Vor allem Absätze erhöhen die Lesbarkeit von längeren Texten. Sie signalisieren einen Sinnzusammenhang (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 158) und erleichtern dadurch den Überblick über den Text. Texte von mehr als zwei Seiten Länge sollten darüber hinaus in Abschnitte gegliedert werden, die durch Überschriften eingeleitet werden und damit durch den Text führen (Duden, Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben, Seite 16).

Juristisch und technisch geprägte Texte bieten häufig wenig Spielraum für die Gestaltung der Gliederung. Welche Punkte im Einzelnen zu beachten sind, darauf gehen wir im Zusammenhang mit den jeweiligen Texten näher ein. Bei einer Betriebskostenabrechnung müssen beispielsweise die vier vom BGH geforderten Bestandteile beachtet werden:

1. Gesamtkosten

2. Verteiler

3. anteilige Kosten des Mieters

4. Saldo

Wenn wie beim Mietvertrag oder der Betriebskostenabrechnung der Gegenstand selbst die Gliederung vorgibt oder zumindest in vielen Bereichen eine bestimmte Struktur nahelegt, sind der eigenen Kreativität beim Schreiben Grenzen gesetzt. Man sollte sich aber trotzdem bemühen, die Texte übersichtlich, verständlich und lesefreundlich zu gestalten. Eine komplexe Struktur muss nicht zu unverständlichen Texten führen. Man kann sich an vorgegebene Anforderungen und Regeln halten und doch um Verständlichkeit bemühen.

Dabei muss man insbesondere beim Mietvertrag auch darauf achten, dass man die zu regelnden Fragen an der Stelle im Vertrag anspricht, an der der Leser sie erwarten darf. Die beste Gliederung nutzt nichts, wenn man ihr inhaltlich nicht folgt. Wer die Verpflichtung zur Übernahme der Schönheitsreparaturen im Paragrafen über die Betriebskosten unterbringt, läuft Gefahr, dass sie als überraschende Klausel im Sinne des § 305c Absatz 1 BGB gewertet und für unwirksam erklärt wird. Die Gliederung hat also nicht nur eine formale, sondern auch eine inhaltliche Dimension.

Am wichtigsten ist eine gute nachvollziehbare Gliederung dann, wenn dem Mieter eine komplexe Angelegenheit erklärt werden soll. Müssen die Mieter beispielsweise im Rahmen einer Modernisierungs- und Instandsetzungsmaßnahme ihre Wohnung für ein oder zwei Tage räumen, so sind die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge des Aus- und Einzuges in gegliederter Form darzulegen, damit jeder betroffene Mieter den Vorgang nachvollziehen kann. Jeder einzelne Schritt muss einen eigenen Absatz, mindestens aber einen eigenen Satz bekommen. Kein Detail darf dabei unter den Tisch fallen, auch wenn es dem Verfasser selbstverständlich erscheinen mag. Die Gliederung muss dem Mieter verdeutlichen, dass er die einzelnen Tätigkeiten nacheinander, zu den vorgegebenen Zeitpunkten und in der angegebenen Reihenfolge ausführen muss.

Trotzdem sollte man beim Aufbau der Gliederung die Gliederungsebenen sparsam nutzen. Mehr als drei, höchstens vier Gliederungsebenen sollte man nicht nutzen. Auch in einem Mietvertrag oder einer Broschüre sollte es keine Ziffer 3.5.2.4.2 geben.

Umfangreiche Texte wie der Mietvertrag, die Betriebskostenabrechnung, die Mieterzeitung oder Broschüren sind für die Adressaten häufig nur schwer zu überblicken. Gerade bei diesen Texten ist eine durchdachte Gliederung wichtig. Manchmal ist es aber auch angebracht, sie mit weiteren Orientierungshilfen zu versehen.

Überschriften (Schlagzeilen, Headlines) weisen auf den Inhalt der folgenden Zeilen hin. Sie sollen die Aufmerksamkeit des Lesers wecken. Da wohnungswirtschaftliche Texte zumeist sachorientiert sind, sollten Überschriften vor allem informativ sein und die Aussage des Textes auf den Punkt bringen. Der Mieter soll erfahren, was er im Folgenden lesen wird. Die Überschrift muss an das Vorverständnis des Lesers anknüpfen. Sie darf keine Informationen enthalten, die erst im folgenden Text erklärt werden. Sie darf auch keine Fremdwörter, Fachbegriffe oder Abkürzungen enthalten, die der Erklärung bedürfen. Werbliche Texte in der Mieterzeitung, auf der Website oder in Annoncen stellen die Aufmerksamkeit des Lesers in den Mittelpunkt. Hier steht der Informationsgehalt nicht im Vordergrund. Die Überschrift darf vor allem nicht langweilig oder abschreckend sein.

Eine ausführliche Form der Überschrift ist der „Advance Organizer“. Er ist eine vorangestellte aus wenigen Sätzen bestehende Einführung in den folgenden Text. Sinnvoll ist er bei Texten, die komplizierte Sachverhalte erklären. Er soll den Leser darauf vorbereiten, um welche Inhalte es gehen wird. Er gibt einen Überblick und erleichtert es dem Leser so, den eigentlichen Text nachzuvollziehen. Für den Advance Organizer gelten die gleichen Regeln wie für die Überschrift.

Enthalten Texte mehr als vier Seiten, ist es sinnvoll, sie mit einem Inhaltsverzeichnis zu versehen (Baumert, Professionell texten, Seite 128). Es muss nicht lang sein und benötigt daher auch nicht unbedingt eine eigene Seite. Häufig reichen wenige Gliederungspunkte, die am Anfang des Textes stehen, damit sich der Adressat schnell einen Überblick über den Text verschaffen kann. Das Inhaltsverzeichnis sollte aber auch nicht zu ausführlich werden. Es sollte nicht mehr als drei Gliederungsebenen enthalten, damit es übersichtlich bleibt. Erstellt wird das Inhaltsverzeichnis am Schluss der Arbeit, wenn die Arbeit am Text abgeschlossen ist.

Bei langen und komplizierten Texten kann es auch angebracht sein, am Ende die wesentlichen Inhalten zusammenzufassen, also ein Resümee zu ziehen. Man sollte es erst dann schreiben, wenn die Arbeit an dem Text, der zusammengefasst wird, abgeschlossen ist. Zu groß ist sonst das Risiko, dass man einen erst später hinzukommenden Gedanken vergisst oder einen Gedanken einfügt, den der Text nicht enthält. Eine Zusammenfassung enthält nur Text, keine Grafiken, Tabellen oder bibliographischen Angaben (Baumert, Professionell texten, Seite 132).

Nicht immer lassen sich Fach- und Fremdwörter vermeiden. Bei längeren Texten wie der Betriebskostenabrechnung oder einer Broschüre zu einem Fachthema kann eine größere Anzahl zusammenkommen. Hier empfiehlt sich ein Glossar. Dies ist ein alphabetisch geordnetes Nachschlagewerk, in dem die verwendeten Fach- und Fremdwörter erläutert werden. Jeder Eintrag des Glossars muss aus sich heraus verständlich sein und darf nicht voraussetzen, dass der Leser zuvor einen Teil des Textes oder einen anderen Begriff des Glossars liest, um die Erläuterung zu verstehen. In das Glossar kann auch die Erläuterung von Abkürzungen mit aufgenommen werden.

Wohnungswirtschaftliche Texte sind nur selten so umfangreich, dass das Inhaltsverzeichnis zur Orientierung nicht ausreichend ist und ein Index oder Register erstellt werden muss. Nur bei Broschüren und für Webseiten kommt es in Betracht. Ein solches Register kann als Sach- oder Personenregister erstellt werden. Man kann es erst erstellen, wenn der Text endgültig formatiert ist, da erst dann die Seitenzahlen feststehen.

Die Gliederung eines Textes ist wie eine Reiseroute. Bevor man aufbricht schaut man in die Karte und legt sich eine Strecke zurecht. Aber wie auf einer langen Fahrt so ist es auch bei der Gliederung so, dass man für Änderungen offen sein muss. Sei es aus Lust, sei es aus Frust. Wie der eigentliche Text wird die Gliederung beim Schreiben ständig weiterentwickelt.

Bild: RRF / Fotolia

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