Persönlich und höflich

In den §§ 535 ff BGB ist immer vom Mieter und vom Vermieter die Rede. Im Alltag schreibt jedoch nicht der Vermieter an den Mieter, sondern Frau Sommer vom Mahnwesen erläutert Herrn Röbel aus der Berliner Straße 52 die Zusammensetzung des angemahnten Mietrückstandes. Dies sollte auch in der Korrespondenz zum Ausdruck kommen. Sprechen Sie den Mieter daher immer mit seinem Namen oder dem Personalpronomen „Sie” an. Reduzieren Sie ihn nicht auf seine Funktion als Mieter. Schreiben Sie daher nicht „Der Mieter ist verpflichtet, die Miete bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen”, sondern „Sie sind verpflichtet, die Miete bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen”. Sie vermeiden auf diese Weise auch Probleme mit dem Geschlecht des Mieters/der Mieterin.

Wohnungswirtschaftliche Texte sind oft juristische Texte. Juristen neigen zu einem unpersönlichen Stil (Besser schreiben für Juristen: Das Ende des Nominalstils, Legal Tribune Online vom 2. Mai 2016). Man vermeidet dadurch eine eigene Meinung, eine eigene Forderung. Vor allem kann man dadurch zeigen, dass man eine höhere Macht repräsentiert: Das Eigentum (Rasen betreten verboten!), den Staat (Anträge sind doppelt auf dem Formblatt A4 einzureichen) oder das Recht (Es ergeht folgendes Urteil). Was beim Staat noch angehen mag, ist für Sie als Vermieter unangebracht. Sie stehen nicht für eine höhere Macht, sondern Sie sind Partner eines gegenseitigen Vertrages. Deshalb sollten Sie Ihren Vertragspartner auch als solchen respektieren. Dazu gehört eine persönliche Ansprache. Andererseits folgen aus jedem Vertrag auch Pflichten des Mieters. Es ist nicht unhöflich, diese deutlich zu benennen und einzufordern, dass sie erfüllt werden.

Ihr eigenes Licht sollten Sie auch nicht unter den Scheffel stellen. Frau Sommer schreibt Herrn Röbel an, sie ist es, die ihn höflich und verbindlich auf seine Pflichten hinweist. Daher muss der Name von Frau Röbel klar aus dem Schreiben hervorgehen, auch wenn sie als Vertreterin einer Gesellschaft oder Genossenschaft handelt. Und von sich selbst sollte sie in der 1. Person Singular schreiben („Wie ich Ihnen bereits telefonisch erläutert habe…”). Es ist aus stilistischen Gründen nicht erforderlich, sich hinter der Organisation zu verbergen („Wie wir Ihnen bereits telefonisch erläutert haben…”). Auch hier gilt: Konkret formulieren bewirkt mehr als der abstrakte Ausdruck. Erst recht sollte man vermeiden, von sich selbst heute noch in der 3. Person zu schreiben, wie man es insbesondere bei juristisch ausgebildeten Mitarbeitern durch die Wendung „die Unterzeichnerin, der Unterzeichner” erleiden muss.

Anders sieht es bei Mietverträgen oder Betriebskostenabrechnungen aus. Aufgrund der Länge dieser Unterlagen und der Häufigkeit der Begriffe ist es nicht erforderlich, hier immer wieder die Namen von Mieter und Vermieter einzutragen. In den Vordrucken kann daher von Mieter und Vermieter geschrieben werden. Wenn es sich um einen eigenen Vordruck handelt, kann allerdings schon der Name des Vermieters eingesetzt werden.

Der Ton sollte höflich und verbindlich sein. Dies wird durch die persönliche Form der Ansprache unterstützt. Abstrakte Formulierungen und Amtsdeutsch führen schnell zu einer Sprache, mit der angeordnet statt gebeten oder vorgeschlagen wird. Die Verbindlichkeit leidet durch Höflichkeit nicht. Man kann den Mieter in der Mahnung auffordern, den ausstehenden Betrag bis spätestens zum Endes des Monats zu zahlen. Man kann aber auch schreiben: „Wir bitten Sie daher, den ausstehenden Betrag bis spätestens zum 31.01.2016 zu zahlen.”

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