Schreiben Sie professionell, relevant und wahrhaftig

Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter sollte sachlich und professionell sein. Sie sollten Ihre Mieter und deren Lebenssituation kennen, um darauf angemessen eingehen zu können. Aber Sie sollten dabei immer professionelle Distanz wahren. Eine unangemessene Ansprache, Humor, sexuelle Anspielungen, Bemerkungen über Politik, Nationalität, Religion, Sport oder Kultur haben in der Mieterkorrespondenz nichts zu suchen. Sie können damit im Einzelfall richtig liegen, häufig aber auch daneben. Niemand erwartet derartiges in einem Schreiben des Vermieters, z.B. in einer Reaktion auf eine Beschwerde von Nachbarn wegen zu großem Lärm. Schnell schlägt dann Interesse in Ablehnung oder sogar Zorn auf Sie und die Nachbarn um. Man sollte daher inhaltlich und stilistisch immer professionell und sachlich bleiben. Dazu gehören die nachfolgenden Empfehlungen:

Relevanz

Lesen macht Mühe und kostet Zeit. Sie sollten die Zeit und die Mühe Ihrer Mieter nur dann in Anspruch nehmen, wenn Sie etwas Relevantes zu sagen haben (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 48). Das gilt vor allem für die Texte, die der Mieter lesen muss wie Verträge, Abrechnungen, Ankündigungen oder sonstige individuelle Anschreiben. Was nicht relevant ist, gehört nicht in den Text (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 96).

Bei den meisten Texten ergibt sich die Relevanz aus ihrem konkreten Nutzen für den Mieter. Aus der Betriebskostenabrechnung erfährt er, ob er für das vergangene Abrechnungsjahr etwas nachzahlen muss oder ob er Geld zurückbekommt. In der Antwort auf seine Mängelanzeige teilen Sie ihm mit, was veranlasst wird, um den Mangel zu beseitigen. Diese Texte sind zumeist auch rechtlich relevant und haben unmittelbar etwas mit den Ansprüchen der Mietvertragsparteien zu tun. Widerstehen Sie der Versuchung, die relevanten Informationen in solchen Texten unter Gebirgen von mittel- oder unwichtigen Einzelinformationen zu begraben, wie es Juristen leider immer wieder versuchen (Besser schreiben für Juristen: Das Ende des Nominalstils, Legal Tribune Online vom 2. Mai 2016).

Das bekannteste Beispiel dafür sind die schon fast berüchtigten Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die sich in der Wohnungswirtschaft als Allgemeine Vertragsbedingungen in vielen Mietverträgen finden. Das Wohnungsmietrecht ist in vielen Bereichen zwingend, so dass man dort sowieso nicht viel Relevantes regeln kann. Die wenigen wichtigen Dinge, auf die es in einem Wohnungsmietvertrag wirklich ankommt, sollte man verdeutlichen und nicht verstecken.

Andere Texte sind nützlich, weil sie allgemeine Informationen für den Leser bereithalten, also das Wissen des Mieters bereichern. Dazu zählen Broschüren, Webseiten und viele Beiträge in den Mieterzeitungen. Diese sollten sich im wesentlichen auf Fragen und Probleme rund um die Wohnung, das Haus, die Hausbewirtschaftung oder auch allgemeine mietrechtliche Fragen beziehen. Das sind die Informationen, die die Mieter von ihrem Vermieter erwarten. Die Politik überlässt man den politischen Magazinen, die Klatschgeschichten der Yellow Press. Da das Wohnen aber eine breit angelegte Eigenart des Menschen ist, können natürlich auch die Themen des Wohnens breit angelegt sein. Dies gilt vor allem dann, wenn der Vermieter sich nicht auf die reine Hausbewirtschaftung beschränkt, sondern im Stadtteil agiert oder soziale Angebote für die Mieter bereithält.

Relevanz kann sich schließlich auch daraus ergeben, dass der Text berührt. Im wohnungswirtschaftlichen Kontext wird man solche Texte nur auf den Seiten der Mieterzeitungen finden. Aber wie oben schon geschrieben sollte man damit vorsichtig sein. Niemand erwartet so etwas von Ihnen. Man kann leicht daneben liegen. Was den einen positiv berührt, kann den anderen verärgern. Will man Emotionalität erzeugen geht das im Rahmen eines Mietverhältnisses immer noch am besten durch sensibles Handeln im Einzelfall. Über den kann man dann auch gerne in der Mieterzeitung berichten.

Wahrhaftigkeit

Schreiben Sie nur das, was Sie selbst für zutreffend erachten und belegen können. Behaupten Sie nichts wider besseres Wissen. Klären Sie unklare Rechts- oder Sachfragen. Wenn eine Klärung nicht möglich, nicht erforderlich oder nur mit einem unangemessenen Aufwand zu erreichen ist, weisen Sie darauf hin. Natürlich dürfen Sie in strittigen Rechtsfragen Position beziehen. Aber stellen Sie nichts als herrschende Meinung oder gar ständige Rechtsprechung dar, was diesem Anspruch nicht genügt. Offene Sachfragen wie z.B. die über die Ursachen eines Sachmangels können offen bleiben, wenn es aus rechtlichen Gründen nicht darauf ankommt. Sie dürfen dann aber trotzdem nicht als geklärt bezeichnet werden, da der Mieter vielleicht eine andere Rechtsauffassung hat. Wenn es darauf ankommt muss die Sachfrage geklärt werden, gegebenenfalls durch die entsprechenden Fachleute. Wer dies zu veranlassen hat und finanzieren muss, ist eine Frage der Beweislast. Lässt sich die Frage nicht mehr klären, kommt es ebenfalls auf die Beweislast an, zu wessen Ungunsten sich dieser Umstand auswirkt. Aber bedenken Sie in diesem Zusammenhang auch, dass der Mieter ihr Kunde ist und das Mietverhältnis im besten Fall noch viele Jahre problemlos andauern soll. Nicht immer lohnt es sich, in solchen Fragen nur die juristische Brille aufzusetzen.

Zur Wahrhaftigkeit gehört auch Vollständigkeit. Informieren Sie die Mieter immer vollständig (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 97). Halten Sie keine relevanten Informationen zurück. Im Zweifel ist es Sache des Mieters, darüber zu entscheiden, ob eine Information relevant ist oder nicht. Häufig gibt es dazu auch gesetzliche Vorschriften. So schreibt § 558a BGB vor, welche Informationen in ein Mieterhöhungsverlangen aufgenommen werden müssen.

Formulieren Sie klar und deutlich. Vermeiden Sie mehrdeutige Formulierungen. Versuchen Sie nicht, unangenehme Wahrheiten durch verhüllende Ausdrucksweisen zu verbergen. Bekennen Sie Farbe. Schreiben Sie lieber einen Satz mehr, der eine Erklärung, eine Rechtfertigung oder auch mal eine Entschuldigung enthält. Dazu gehört aber auch, die relevanten Informationen nicht unter Textgebirgen zu verbergen. Teilen Sie den Mietern daher nur die Tatsachen oder Meinungen mit, die im jeweiligen Zusammenhang bedeutsam sind.

Die Klärung der Sach- und Rechtsfragen macht häufig Mühe. Wir gehen auf diesen Punkt unter dem Stichwort „Recherche” noch näher ein. Sie sollten sich diese Mühe auf jeden Fall machen. Ist der Fall einmal ordentlich durchdacht und geklärt, macht er anschließend viel weniger Mühe, als wenn am Anfang mit ungeklärten oder gar falschen Rechts- und Sachaussagen gearbeitet wird. Es sollte auch ihr Anspruch an ein professionelles Arbeiten sein. Denn es gehört zu den Kernaufgaben von Immobilienverwaltung, in der Kommunikation mit den Mietern für Klarheit zu sorgen. Außerdem können bewusst falsche Aussagen durchaus auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

„Die besten Texte sind diejenigen, denen man anmerkt, dass einer sagt, was er denkt: authentische Texte” (Baumert, Professionell texten, Seite 104).

 

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