Der Inhalt der Betriebskostenabrechnung

In diesem Beitrag geht es vornehmlich um den notwendigen Inhalt einer Betriebskostenabrechnung. Aus dem Gesetz ergibt sich zu dieser Frage nicht viel. Die Anforderungen hat im wesentlichen der 8. Zivilsenat des Bundesgerichtshofes in vielen Entscheidungen formuliert. Dabei hat er es den Vermietern mal schwerer, aber auch mal leichter gemacht. Manchmal hat er auch seine Meinung im Laufe der Zeit geändert (Etwa zur Angabe der Gesamtkosten). Da es jedoch das Ziel eines professionellen Vermieters oder Verwalters sein sollte, über die gesetzlichen Anforderungen hinaus eine Abrechnung zu erstellen, die die Mieter auch ohne Hilfe eines Rechtsanwalts oder Mietervereins verstehen können, gehen wir […]

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Zusammengesetzte Wörter

Um Sachverhalte nicht mit mehreren Worten umschreiben zu müssen, bildet man im Deutschen häufig zusammengesetzte Wörter, sogenannte „Komposita“. Man findet sie auch in wohnungswirtschaftlichen Texten. Sie können durchaus ihre Berechtigung haben, vor allem bei allgemein geläufigen Fachbegriffen wie „Betriebskostenabrechnung“ oder „Eigenbedarfskündigung“. Häufig werden solche zusammengesetzten Wörter aber ohne Rücksicht auf die Lesegewohnheiten der Mieter gebildet. Aus einem Unternehmen, dass die Heiz- und Warmwasserkosten abrechnet, wird dann ein „Abrechnungsdienstleister”. Oder aus einem Wohnungsunternehmen mit eigenen Wohnungen wird ein „Wohnungsbestandshalter”. Solche Begriffe sind wie Fremdwörter, schwer zu lesen und schwer verständlich. Man sollte sie daher vermeiden. Es findet sich immer eine kurze […]

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Abkürzungen

Mit Abkürzungen ist es wie mit Fremdwörter: sie sind eine zweischneidige Angelegenheit. Sie sind manchmal unvermeidlich, weil es  sich um allgemein bekannte Fachbegriffe handelt, die der Arbeitserleichterung dienen. Man denke nur an die gebräuchlichen Abkürzungen von allgemein bekannten Gesetzen (BGB) oder Verordnungen (HeizkostenV). Oder um Begrifflichkeiten aus den Bereichen der Wirtschaft (€), der Technik (PC) oder der Kommunikation (ARD). Sie erleichtern das Lesen, wenn nicht jedesmal das ganze Wort ausgeschrieben und gelesen werden muss. Manchmal werden Abkürzungen jedoch ohne einen nachvollziehbaren Grund eingesetzt oder sie sind nicht allgemein bekannt. Der Gebrauch von „usw“ oder von „etc“ ist zumeist unnötig. Sie […]

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Fremdwörter vermeiden

Fremdwörter sind eine zweischneidige Angelegenheit. Sie sind manchmal unvermeidlich, weil es keine angemessenen deutschen Begriffe gibt oder weil es sich um Fachbegriffe aus Gesetzen oder Verordnungen handelt, die man aus Gründen der Rechtssicherheit verwenden sollte. Häufig werden sie jedoch ohne einen nachvollziehbaren Grund eingesetzt. Dies führt beim Leser zu Unverständnis, ggfls. sogar zu Verärgerung. Der unnötige Gebrauch von Fremdwörtern kann schnell als unangenehmes Imponiergehabe aufgefasst werden. Dies kann dazu führen, dass die eigentliche Botschaft des Textes in den Hintergrund gedrängt oder gar nicht mehr verstanden wird. Was überhaupt ein Fremdwort ist, hängt von der angesprochenen Zielgruppe ab. Es ist ein […]

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Variabel formulieren

Texte werden interessanter, wenn man nicht immer die gleichen Wörter und Satzkonstruktionen verwendet, sondern versucht, variabel zu formulieren. So kann der Vermieter beim Namen genannt oder auch als die Genossenschaft oder das Wohnungsunternehmen bezeichnet werden. Dies gilt vor allem für Mieterzeitungen und Webseiten. Es gibt eine Reihe von Büchern und Webseiten, die bei der Suche nach  Synonymen oder sinnverwandten Wörtern hilfreich sind wie z.B. http://synonyme.woxikon.de. Synonyme oder sinnverwandte Wörter sind Wörter mit gleicher oder doch sehr ähnlicher Bedeutung. Wirklich bedeutungsgleiche Wörter sind allerdings sehr selten, es gilt also zu beachten, dass die Ersetzung eines Wortes durch ein synonymes eine stilistische oder […]

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Amtsdeutsch vermeiden

Im auch in der Wohnungswirtschaft immer wieder gern verwendeten Amtsdeutsch findet man häufig unnötige Substantivierungen. Da wird nicht gekündigt, sondern die Kündigung wird ausgesprochen. Es wird nicht abgerechnet, sondern die Abrechnung wird erteilt. In einer Hausordnung heißt es schon einmal: „Das Fussballspielen und Radfahren in den Anlagen ist nicht erlaubt.“ Und wenn der Aufzug defekt ist, steht auf dem Informationsschild an der Tür „Die Instandsetzung des Aufzuges erfolgt am morgigen Mittwoch.“ statt „Der Aufzug wird am Mittwoch repariert.” Ein schönes Beispiel konnte ich einem Lehrbuch zum Mietrecht entnehmen. In einem Beitrag zum Thema Untervermietung findet sich folgendes unfassbare Satzungetüm: „Die Klausel kommt […]

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Positiv formulieren

Man sollte Texte soweit wie möglich positiv formulieren. Sie sind dann leichter zu verstehen und erzeugen eine positive Grundhaltung des Lesers dem Text und damit auch Ihrem Tun gegenüber. „Durch unser systematisches Bemühen um niedrige Betriebskosten ist es uns im abgelaufenen Wirtschaftsjahr gelungen, sie auf dem Stand des Vorjahres zu halten.“ Negationen oder gar Negationen von Negationen sollte man vermeiden. „Durch unser aktives Betriebskostenmanagement ist es uns im abgelaufenen Wirtschaftsjahr gelungen, einen weiteren Anstieg der Betriebskosten zu verhindern.“ Kritisieren Sie nicht den Staat oder die Konkurrenz, sondern zeigen Sie, was Sie gut oder besser gemacht haben.

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Aktiv formulieren

Man kann Texte in der aktiven oder in der passiven Form verfassen: Passiv: „Die Kosten der Müllentsorgung wurden durch ein modernes Abfallmanagement reduziert.“ Aktiv: „Wir haben ein modernes Abfallmanagement eingeführt und konnten dadurch die Kosten der Müllentsorgung reduzieren.“ Die aktive Form ist lebendig und verdeutlicht dem Leser das Geschehen. Sie zeigt die wichtigste Information, nämlich dass es einen Akteur gibt, der etwas mit seinen Entscheidungen und seinen Maßnahmen bewirkt hat. Die passive Form hingegen verschleiert interessante Informationen, lässt insbesondere Ursache und Wirkung im Unklaren. Hinzu kommt, dass die Leser manchmal länger brauchen, um einen Satz im Passiv zu verstehen und […]

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Persönlich und höflich

In den §§ 535 ff BGB ist immer vom Mieter und vom Vermieter die Rede. Im Alltag schreibt jedoch nicht der Vermieter an den Mieter, sondern Frau Sommer vom Mahnwesen erläutert Herrn Röbel aus der Berliner Straße 52 die Zusammensetzung des angemahnten Mietrückstandes. Dies sollte auch in der Korrespondenz zum Ausdruck kommen. Sprechen Sie den Mieter daher immer mit seinem Namen oder dem Personalpronomen „Sie” an. Reduzieren Sie ihn nicht auf seine Funktion als Mieter. Schreiben Sie daher nicht „Der Mieter ist verpflichtet, die Miete bis zum dritten Werktag des Monats zu zahlen”, sondern „Sie sind verpflichtet, die Miete bis […]

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Konkret formulieren

Die Hirnforschung hat herausgefunden, dass konkrete Begriffe besser im Gedächtnis haften bleiben als abstrakte Ausdrücke (Hoffmann, Besser schreiben für Dummies, Seite 128). Verwenden Sie daher konkrete Worte aus der Lebenswirklichkeit ihrer Mieter. Meiden Sie langweilige abstrakte Begriffe. Das heißt nicht, dass man raffinierte Wörtern nutzen müsste. Es genügt das angemessene Wort (Duden, Stilsicher schreiben, 2010, Seite 18). Eine defekte Heizung ist eine defekte Heizung und sollte nicht zu einem „Mangel der Mietsache” werden. In den meisten Fällen ist es auch rechtlich nicht erforderlich, auf diese abstrakten Begrifflichkeiten zurückzugreifen. Schreiben Sie daher Ihrem Mieter, dass er Ihnen einen Defekt an der […]

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