Texte gestalten

Verständlichkeit hat immer etwas mit Ordnung, mit Struktur zu tun. Dies ist einerseits eine Frage der inneren Gestaltung, der Gliederung, andererseits aber auch des Layouts. Wir lesen mit den Augen. Man kann es dem Auge leicht oder auch schwer machen. Eine professionelle Gestaltung ist daher ebenfalls ein Beitrag zur Qualität der Kommunikation mit den Mietern. Er soll den Text der Betriebskostenabrechnung nicht nur verstehen (Das ist schon schwer genug), sondern ihn auch ohne Mühe lesen können.

Vorgaben zur Gestaltung von Schriftstücken kann man der DIN 5008 entnehmen. Sie bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Sie regelt Schriftarten, Zeilenabstände, Absenderangaben, Anschriftenfelder, die Gestaltung von Telefaxen und E-Mails, Hervorhebungen, Fußnoten, Tabellen und noch vieles mehr. Es gibt so gut wie keine Frage, auf die man in der DIN 5008 keine Antwort findet. Auch wenn sie keine rechtliche Verbindlichkeit hat, sondern nur eine Empfehlung darstellt, gibt es keinen Grund, sich nicht daran zu halten. Sie ist sehr verbreitet und hat so die Sehgewohnheiten der Leser geprägt. Wenn man als Auftraggeber oder Auftragnehmer über die Gestaltung von Schriftstücken spricht, hat man mit der DIN 5008 eine gemeinsame sichere Basis, auf deren Grundlage man sich über die Gestaltung von Texten einigen kann. Das gilt auch dann, wenn man aus inhaltlichen oder gestalterischen Gründen von ihr abweichen möchte. Auch das kann man auf der Grundlage der DIN 5008 zweifelsfrei definieren.

Zur Gestaltung gehört zunächst die Formatierung des Textes. Zur Formatierung gehören die Schriftart und die Schriftgröße, die Ausrichtung der Zeilen, der Zeilenabstand, die Gliederung des Textes sowie die Auszeichnung bestimmter Textteile.

Zur Gestaltung gehört auch das Erscheinungsbild mit einer vorgegebenen Auswahl an Farben, Schriften und Layouts für gedruckte Texte und Webseiten sowie Wort- und Textmarken und einem Logo. In einem professionell organisierten wohnungswirtschaftlichen Unternehmen sollte man dafür Gestaltungsrichtlinien haben.

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