Textvorlagen

Damit in einem Wohnungsunternehmen nicht bei jedem Schriftstück neu über dessen Gestaltung nachgedacht werden muss, sollte es Gestaltungsrichtlinien geben. Das ist aber nur die halbe Miete. Damit nicht bei jedem Schriftstück von Neuem darüber nachgedacht werden muss, wie man die Vorgaben am besten umsetzt, sollte man als Arbeitshilfe Dokumentvorlagen zur Verfügung stellen.

Im Zeitalter der EDV entstehen viele Texte durch „copy and paste”. Ein altes Dokument wird geladen, kopiert und überschrieben. Dies kann sich zu einer Fehlerquelle entwickeln, der man nur mit größter Selbstdisziplin begegnen kann. Jeder kennt das von sich selbst, wenn nach dem Jahreswechsel noch Briefe mit der alten Jahreszahl versendet werden. Stattdessen sollte man Dokumentvorlagen nutzen, in denen Namen, Daten und sonstige veränderliche Bezeichnungen durch Variablen ersetzt sind, die der Autor durch individuelle Einträge ersetzen muss. Häufig erfolgt dies automatisiert aus Datenbanken heraus. Die Gestaltungselemente wie die Schriftart oder die Zeilenabstände sind voreingestellt.

Zu den Vorlagen gehören auch die Standardschreiben. Bei ihnen sind nicht nur die formellen Aspekte des Textes vorgegeben, sondern durch Textbausteine auch die inhaltlichen. So müssen die Mitarbeiter bei der Mahnung oder bei der Kündigung wegen Zahlungsverzugs nicht jedes Mal selbst überlegen, was sie alles in das Schreiben aufnehmen müssen. Das erleichtert und beschleunigt die Arbeit und sorgt dafür, dass keine relevanten Punkte vergessen werden.

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