Verwaltungskosten

Verwaltungskosten sind Bewirtschaftungskosten im Sinne von  § 24 Absatz 1 der II. BV.

Nach § 26 der II. BV sind Verwaltungskosten die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht sowie der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit. Zu den Verwaltungskosten gehören auch die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Geschäftsführung.

Danach sind Verwaltungskosten die Kosten, die der Vermieter für sich selbst oder für seine Arbeitskräfte zur kaufmännischen, technischen und rechtlichen Verwaltung des Gebäudes aufwenden muss. Dazu gehören auch die Kosten, die für die Vermietung entstehen oder die für die Mieterbindung aufgewendet werden müssen, ebenso die Kosten für die Erstellung und Verteilung der Betriebskostenabrechnung. Diese Kosten müssen aus der Nettokaltmiete finanziert werden.

Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsberechnung im sozialen Wohnungsbau dürfen Verwaltungskosten in Höhe der in § 26 der II. BV genannten Beträge angesetzt werden. Durch die in Absatz 4 vorgesehene Indexierung liegen sie mittlerweile jedoch deutlich höher (Nachzulesen z.B. auf GuGaktuell). So betragen seit dem 01.01.2017 die Verwaltungskosten für eine Wohnung 284,63 € und für einen KFZ-Einstellplatz 37,12 €.

Verwaltungskosten sind aber keine Betriebskosten. Dies bestimmt § 1 Absatz 2 Nummer 1 der BetrKV. Dort wird auch definiert, was Verwaltungskosten sind. Die Vorschrift lautet:

§ 1 Betriebskosten 
(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden. 
(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht: 
1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), 
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).

Keine Regel ohne Ausnahme. Werden Einzelwasserzähler verwendet, so sind die Kosten für die Berechnung und Verteilung der Wasserkosten gemäß § 2 Nr. 2 BetrKV umlagefähig, ebenso nach § 2 Nr. 4a und 5a BetrKV die Kosten für die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Eher selten machen Vermieter von der Möglichkeit des § 2 Nr. 8 BetrKV Gebrauch, wonach bei Müllmengenerfassungsanlagen ebenfalls die Kosten der Berechnung und Aufteilung angesetzt werden dürfen. Bei diesen Kosten handelt es sich der Sache nach um Verwaltungskosten. Die Umlagemöglichkeit ist daher systemfremd. Es soll sich wohl um einen umweltpolitisch motivierten Anreiz für die Vermieter handeln.

Die Mietvertragsparteien können durchaus vereinbaren, dass der Mieter Verwaltungskosten zahlt. Dies sind dann im Bereich der Wohnungsmiete aber keine Betriebskosten, sondern es handelt sich dabei um einen gesondert ausgewiesenen Teil der Nettokaltmiete. Erhöhungen können daher auch nicht über § 560 Absatz 4 BGB, sondern nur im Rahmen von § 558 BGB vorgenommen werden. Demgegenüber können die Parteien im Bereich der Gewerberaummiete, für die die §§ 557 ff BGB nicht gelten, wirksam darauf verständigen, dass der Mieter Verwaltungskosten wie Betriebskosten trägt. Allerdings gilt dann auch insoweit der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

Häufig treten Verwaltungskosten und Betriebskosten bei einer Kostenart gemeinsam auf. Der bekannteste Fall dafür sind die Hauswartkosten. Je nach Ausgestaltung des Hauswartvertrages gehören zu dessen Aufgaben auch Verwaltungsarbeiten wie das Ablesen von Zählerständen, das Verteilen von Mieteranschreiben oder die Übergabe und Abnahme von Wohnungen beim Mieterwechsel. Die auf die Verwaltungskosten entfallenden Anteile der Hauswartkosten sind im Rahmen der Betriebskostenabrechnung herauszurechnen und vom Vermieter zu tragen.

Bild: animaflora / Fotolia

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