Was sind Betriebskosten?

Inhalt:
  1. Gesetzliche Regelung
  2. Kosten des Eigentümers
  3. Laufende Kosten
  4. Eigenleistungen des Vermieters
  5. Abgrenzung zu anderen Kosten

Alle reden von den Betriebskosten. Die Regierung, die Versorger, der Mieterbund, vor allem Mieter und Vermieter. Es gibt tausende von Einzelfragen, die sich in diesem Zusammenhang stellen. Auf eine Reihe von ihnen wollen wir in unseren Beiträgen eingehen und Antworten geben. Es besteht dabei allerdings die Gefahr, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Um dem vorzubeugen, wollen wir uns an dieser Stelle grundsätzlich mit der Frage befassen, was Betriebskosten eigentlich sind, was man also unter dem Begriff verstehen kann und was nicht.

1. Gesetzliche Regelung

Die gesetzliche Definition findet sich in § 556 Absatz 1 Satz 2 BGB. Die Vorschrift heißt:

§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten 

(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen.

Noch ausführlicher ist die Definition in § 1 der BetrKV. Diese lautet wie folgt:

§ 1 Betriebskosten 

(1) Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden. 

(2) Zu den Betriebskosten gehören nicht: 

1.  die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten), 

2.  die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten). 

Diese gesetzliche Legaldefinition gilt gleichermaßen für den preisfreien wie für den preisgebundenen Wohnungsbau, da § 556 Absatz 1 Satz 3 BGB auf die BetrKV verweist.

Danach sind Betriebskosten die Kosten,

  • die dem Eigentümer
  • durch das Eigentum
  • oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks
  • laufend entstehen.
2. Kosten des Eigentümers

Nach der gesetzlichen Definition sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten entstehen. Da § 556 Absatz 1 Satz 2 BGB jedoch unabhängig von der sachenrechtlichen Berechtigung für alle Vermieter gilt, also auch für gewerbliche Zwischenvermieter oder Untervermieter, besteht Einigkeit darüber, dass die Begriffsbestimmung auch für diese Vermieter gilt. Kosten, die bei den Mietern direkt entstehen, sind zwar der Sache nach auch Betriebskosten, aber eben keine des Vermieters, so dass sie auch keine Betriebskosten im Sinne des Betriebskostenrechts sind. Wenn also der Mieter mit den Gaswerken einen Gaslieferungsvertrag oder mit dem Stromunternehmen einen Stromlieferungsvertrag abschließt, dann sind das zwar aus seiner Sicht auch Betriebskosten, aber eben nicht aus betriebskostenrechtlicher Sicht. Aus der Sicht des Vermieters sind es schon keine Kosten, erst Recht keine Betriebskosten. Gleiches gilt für Dienstleistungen des Mieters wie die Treppenhausreinigung, wenn dafür keine Vergütung vorgesehen ist, sondern z.B. im Rahmen eine Reinigungsplanes jeder mal drankommt.

In die Berechnung für die Vorauszahlungen und in die Abrechnung darf der Vermieter nur tatsächlich entstehende bzw. entstandene Kosten aufnehmen. Er darf keine Rücklagen für später entstehende Kosten bilden. Es muss sich also um Kosten für vertraglich vereinbarte und fällige bzw. im Wirtschaftsjahr fällig werdende Leistungen handeln. Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob er bei der Abrechnung Abschlagszahlungen ansetzen darf und ob es auf den Leistungszeitraum, das Rechnungs- oder das Zahlungsdatum ankommt. Auch darauf werden wir im Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung noch eingehen.

3. Laufende Kosten

Da es sich um laufende Kosten handeln muss, kommen nur solche Positionen in Frage, die relativ regelmäßig anfallen. Das werden in der Regel solche Kosten sein, die monatlich oder jährlich anfallen. Das ist jedoch keine zwingende Voraussetzung. Es genügt auch ein mehrjähriger Turnus, wie z.B. beim E-Check, der Reinigung des Öltanks (BGH, Urteil vom 11.11.2009, VIII ZR 221/08) oder den Eichkosten von Wasserzählern. Auch diese Kosten können grundsätzlich in dem Abrechnungszeitraum umgelegt werden, in dem sie entstehen (BGH, a.a.O.).

4. Eigenleistungen des Vermieters

Betriebskosten entstehen in der Regel für solche Leistungen, die der Vermieter von Dritten in Anspruch nimmt, also z.B. einem externen Reinigungsunternehmen. Nach der ausdrücklichen Regelung des § 1 Absatz 1 Satz 2 BetrKV dürfen aber auch Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte; die Umsatzsteuer des Dritten darf allerdings nicht angesetzt werden. Die ausdrückliche Erwähnung dieser Möglichkeit läßt den Umkehrschluss zu, dass Eigenleistungen eigentlich nicht zum gesetzlichen Begriff der Betriebskosten gehören.

Die Eigenleistungen sind keine gesonderte Betriebskostenart. Die Gleichstellung mit den Betriebskosten ermöglicht es aber, dass eigener Bewirtschaftungsaufwand des Vermieters wie Betriebskosten umgelegt werden kann. Dies kann, auch durch die entfallende Umsatzsteuer, kostengünstiger sein als Fremdleistungen. Die Vorschrift ist daher sinnvoll. Zu den Eigenleistungen können alle Leistungen des Betriebskostenkataloges in § 2 gehören. Es findet dann innerhalb des Gesamtleisungsgefüges eine Verlagerung von Fremdkosten zu Eigenkosten statt, so wenn der Vermieter sich z.B. selbst um die Grünpflege kümmert.

Um Eigenleistungen ansetzen zu dürfen, muss diese Möglichkeit im Mietvertrag vereinbart sein. Dafür reicht in der Regel ein Verweis auf die BetrKV, die diese Möglichkeit in § 1 ausdrücklich vorsieht, nicht jedoch ein Verweis nur auf den Betriebskostenkatalog des § 2 BetrKV.

Wenn und soweit der Vermieter Arbeiten persönlich ausführt, kann er eine angemessene Vergütung in die Abrechnung mit aufnehmen. Läßt er die Arbeiten durch eigene Arbeitskräfte erledigen, kann er deren Kosten in Ansatz bringen, so wie häufig bei den Hauswartkosten. Der Vermieter darf jedoch nur die Kosten umlegen, die für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, anfallen würden. Man sollte daher auch im Falle von Eigenleistungen mehrere Angebote von Drittfirmen einholen, um diesen Beleg erbringen zu können (Fairerweise sollte der Aufwand für die Drittfirmen vergütet werden, wenn man die Angebote einholt). Das günstigste Angebot kann dann in der Regel der Abrechnung zugrundegelegt werden, auch dann, wenn der tatsächliche eigene Aufwand geringer ist. Dies widerspricht zwar dem Grundsatz, dass nur tatsächlich entstanden Kosten umgelegt werden dürfen, ergibt sich aber aus der insoweit eindeutigen Regelung des § 1 Absatz 1 Satz 2 der BetrKV. 

Sind die eigenen Arbeitskräfte rechtlich selbständig in einer Firma organisiert, handelt es sich nicht mehr um Eigenleistungen des Vermieters, sondern um ein Drittunternehmen, auch dann, wenn es sich zu 100 % in der Hand des Vermieters befindet. Der Vermieter kann dann unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit die von dieser Firma in Rechnung gestellten Kosten abrechnen. Dies gilt auch für die berechnete Umsatzsteuer. Allerdings wird in Konzernen häufig wegen einer umsatzsteuerlichen Organschaft keine Umsatzsteuer anfallen. Dieses Modell findet sich z.B. bei manchen kommunalen Wohnungsgesellschaften in Berlin.

5. Abgrenzung zu anderen Kosten

§ 1 BetrKV definiert nicht nur positiv, welche Kosten Betriebskosten sind, sondern grenzt sie in Absatz 2 auch negativ zu anderen Kostenarten ab, die keine Betriebskosten im Sinne des Gesetzes sind. Dabei handelt es sich um Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Allen gemeinsam ist, dass es sich um sogenannte „Bewirtschaftungskosten” handelt, wie sie für den preisgebundenen Wohnraum in § 24 Absatz 1 der II. BV genannt werden. Die Vorschrift lautet:

§ 24 Bewirtschaftungskosten 

(1) Bewirtschaftungskosten sind die Kosten, die zur Bewirtschaftung des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit laufend erforderlich sind. Bewirtschaftungskosten sind im einzelnen 

1. Abschreibung, 

2. Verwaltungskosten, 

3. Betriebskosten, 

4. Instandhaltungskosten, 

5. Mietausfallwagnis. 

Man erkennt an dieser Vorschrift, in welchem Kontext die Betriebskosten stehen. Da nur sie auf die Mieter umgelegt werden dürfen, grenzt die BetrKV sie ausdrücklich von den Verwaltungs- und Instandhaltungskosten ab. Bei der Abschreibung und dem Mietausfallwagnis ist das nicht erforderlich, da es sich dabei schon nicht um Kosten handelt.

Nicht zu den Bewirtschaftungskosten gehören die Kapitalkosten. Gemäß § 19 Absatz 1 der II. BV sind Kapitalkosten die Kosten, die sich aus der Inanspruchnahme von  Finanzierungsmitteln (Eigenkapital und Fremdkapital) ergeben, namentlich die Zinsen. Kapitalkosten sind keine Betriebskosten. Auch dann nicht, wenn sie der Anschaffung von Betriebsmitteln dienen, deren Kosten ihrerseits umlagefähig sind. Kauft der Vermieter beispielsweise Öl auf Kredit, so kann er zwar die Kosten des Öls ansetzen, nicht aber die Kreditkosten. Eine Ausnahme bilden bestimmte Leasingkosten für Wasserzähler oder Verbrauchserfassungsgeräte, die in § 2 der BetrKV in den Nrn. 2, 4a, 5a und 15a ausdrücklich für ansatzfähig erklärt werden.

Bild: XtravaganT / Fotolia

 

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